Nel 2026 la fattura cartacea non è più l’originale fiscale per la maggior parte delle operazioni di titolari di Partita IVA italiani: la regola generale è la fattura elettronica tramite Sistema di Interscambio. La carta o il PDF restano però utilizzabili come copia di cortesia e, in alcune eccezioni, come vero documento fiscale fuori SdI. Il caso più importante è quello delle prestazioni sanitarie rese a persone fisiche.
Il Garante per la protezione dei dati personali conferma che le fatture relative a prestazioni sanitarie rese a persone fisiche non devono transitare dal Sistema di Interscambio, anche nei casi in cui il soggetto non sia tenuto all’invio dei dati al Sistema Tessera Sanitaria. Nel 2026 il divieto è strutturale, non una semplice proroga annuale.
Regola generale: XML tramite SdI, non PDF
Quando l’operazione rientra nell’obbligo di fatturazione elettronica, il documento fiscalmente rilevante è il file XML trasmesso attraverso lo SdI. Un PDF allegato a una email o una stampa su carta è una rappresentazione leggibile del documento, ma non sostituisce la trasmissione elettronica.
Questo vale anche se il cliente preferisce ricevere la fattura stampata. Puoi consegnargli una copia di cortesia, ma devi comunque generare e inviare correttamente l’XML quando l’e-fattura è obbligatoria.
Forfettari nel 2026: niente esonero generale dalla fattura elettronica
Il regime forfettario non consente di scegliere liberamente la carta. Dal 2024 l’obbligo di fatturazione elettronica è generalizzato anche ai forfettari, salvo specifiche eccezioni previste dalla legge.
Un consulente forfettario che fattura a un’impresa italiana o a un consumatore finale italiano emette quindi normalmente una fattura elettronica tramite SdI. Può poi inviare al cliente un PDF o una stampa come copia di cortesia.
Prestazioni sanitarie a persone fisiche: fattura fuori dallo SdI
Per le prestazioni sanitarie rese a persone fisiche opera il divieto di invio della fattura allo SdI. Il documento può essere emesso in forma analogica oppure in formato elettronico trasmesso attraverso canali diversi dal Sistema di Interscambio.
La regola tutela dati particolarmente sensibili. Non dipende dal fatto che il paziente abbia o meno espresso opposizione alla precompilata: il Garante e la prassi dell’Agenzia hanno chiarito che il divieto è più ampio e riguarda le prestazioni sanitarie verso persone fisiche.
Fattura sanitaria mista: se contiene dati sanitari non va allo SdI
Un caso delicato è la fattura che comprende una prestazione sanitaria e altre voci. Il Garante chiarisce che, se il documento contiene anche spese sanitarie, la fattura deve restare fuori dallo SdI. Lo stesso principio vale quando una voce apparentemente non sanitaria permette comunque di desumere informazioni sulla salute.
Se invece un professionista sanitario fattura separatamente una prestazione non sanitaria e il documento non contiene informazioni da cui sia possibile ricavare lo stato di salute del paziente, quella fattura segue le normali regole dell’e-fattura.
Prestazione sanitaria e vendita di beni: non basta il mestiere del fornitore
Essere medico, fisioterapista o altro operatore sanitario non rende automaticamente cartacea qualsiasi fattura. Conta l’operazione. Una consulenza aziendale non sanitaria, un corso o una vendita che non ricade nella tutela dei dati sanitari può essere soggetta al normale obbligo SdI.
Nel 2026 la prassi ha ulteriormente richiamato la necessità di distinguere prestazioni sanitarie, prestazioni non sanitarie e vendita di dispositivi. Prima di scegliere il formato della fattura va quindi qualificata l’operazione concreta.
PDF, carta e fattura elettronica: tre concetti da non confondere
| Formato | Quando è l’originale fiscale |
|---|---|
| XML SdI | Nelle operazioni soggette a fatturazione elettronica |
| PDF di cortesia | Non sostituisce l’XML quando lo SdI è obbligatorio |
| Documento analogico/PDF fuori SdI | Può essere il documento fiscale nei casi esclusi dallo SdI, come determinate prestazioni sanitarie |
Un PDF non diventa “fattura elettronica” solo perché viene creato con il computer. Nel sistema italiano l’espressione e-fattura, nel contesto dell’obbligo domestico, indica il file strutturato inviato tramite SdI.
Copia di cortesia al consumatore finale
Se emetti una normale fattura elettronica a una persona fisica senza Partita IVA, puoi e spesso devi metterle a disposizione una copia cartacea o PDF leggibile. L’originale fiscale resta comunque l’XML trasmesso allo SdI. Per i dati da indicare e le modalità di consegna, approfondisci la fattura elettronica verso un privato.
Quando il consumatore non ha un indirizzo telematico registrato, si utilizza normalmente il codice destinatario 0000000 e la fattura viene resa disponibile nell’area riservata. La copia serve a permettere al cliente di leggere subito il documento.
Fatture verso clienti esteri: carta e PDF non eliminano gli obblighi italiani
Con clienti esteri il documento commerciale può essere inviato anche in PDF secondo gli accordi tra le parti, ma il contribuente italiano deve comunque verificare gli obblighi di trasmissione dei dati tramite SdI e il trattamento IVA dell’operazione.
La presenza di un soggetto estero non significa quindi “fattura cartacea libera”. Devi distinguere B2B/B2C, UE/extra-UE, territorialità, VIES e gli obblighi di comunicazione previsti.
Prestazione occasionale senza Partita IVA: è una ricevuta, non una fattura cartacea
Chi svolge una prestazione autonoma realmente occasionale senza Partita IVA non emette una fattura da soggetto IVA. Documenta il compenso con una ricevuta, gestendo eventualmente ritenuta d’acconto, bollo e contributi.
Questo non è un esonero dalla fattura elettronica: il prestatore semplicemente non è un soggetto IVA che deve emettere fattura. Vedi Partita IVA o prestazione occasionale.
Conservazione: stampare il PDF non basta
Per una fattura elettronica l’XML deve essere conservato a norma secondo la disciplina della conservazione digitale. Stampare una copia o salvare soltanto il PDF non sostituisce l’archiviazione del documento elettronico originale.
Per i documenti sanitari esclusi dallo SdI e per altri documenti analogici ammessi, la conservazione segue invece la natura del documento e gli obblighi fiscali applicabili. È quindi utile separare in archivio fatture XML, copie di cortesia e documenti originariamente emessi fuori SdI.
Tabella dei casi più comuni
| Caso | SdI? | Carta/PDF |
|---|---|---|
| Consulente ordinario → azienda italiana | Sì | Copia di cortesia |
| Forfettario → privato italiano | Sì | Copia possibile |
| Prestazione sanitaria → persona fisica | No | Documento fiscale fuori SdI |
| Sanitario → impresa per consulenza non sanitaria | Normalmente sì | Copia di cortesia |
| Prestazione occasionale senza P.IVA | No | Ricevuta, non fattura |
| Cliente estero | Verificare obblighi di trasmissione | PDF commerciale possibile |
Errori da evitare
- considerare il PDF una fattura elettronica SdI;
- emettere solo carta quando l’XML è obbligatorio;
- inviare allo SdI una fattura sanitaria verso persona fisica;
- credere che il forfettario sia esonerato in generale dall’e-fattura;
- trattare ogni fattura di un sanitario come cartacea;
- confondere ricevuta occasionale e fattura cartacea;
- stampare l’XML e pensare di avere assolto la conservazione digitale.
Domande frequenti
Nel 2026 posso emettere una normale fattura cartacea?
Solo nei casi in cui la legge non richiede l’XML tramite SdI. Nella maggior parte delle operazioni domestiche dei titolari di Partita IVA l’originale è elettronico.
La fattura sanitaria al paziente va allo SdI?
No. Le prestazioni sanitarie rese a persone fisiche devono essere fatturate fuori dal Sistema di Interscambio.
Posso mandare un PDF al cliente?
Sì. Quando l’XML è obbligatorio il PDF è però solo una copia di cortesia; nei casi esclusi dallo SdI può essere il documento consegnato secondo le regole applicabili.