Una fattura elettronica scartata dal Sistema di Interscambio si considera non emessa. Quando ricevi la notifica di scarto devi correggere l’errore e trasmettere nuovamente il file. La prassi dell’Agenzia delle Entrate indica come soluzione preferibile il reinvio entro cinque giorni dalla notifica di scarto, mantenendo data e numero del documento originario quando possibile.
La prima cosa da fare non è emettere una nota di credito, ma leggere il codice errore contenuto nella ricevuta SdI. Quel codice indica quale controllo non è stato superato: dati fiscali del cliente, codice destinatario, IVA e natura dell’operazione, duplicazione della fattura oppure struttura tecnica del file XML.
Cosa significa fattura elettronica scartata?
Prima di inoltrare una fattura al destinatario, lo SdI esegue controlli tecnici e formali sul file XML. Se uno dei controlli bloccanti non viene superato, il sistema restituisce una notifica di scarto.
La conseguenza è decisiva: la fattura contenuta nel file scartato non è fiscalmente emessa. Una copia PDF inviata al cliente non sostituisce il passaggio corretto attraverso il Sistema di Interscambio quando l’operazione richiede fattura elettronica.
Quanto tempo ho per reinviare la fattura scartata?
La Circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 13/E del 2 luglio 2018 indica che la fattura relativa a un file scartato va preferibilmente nuovamente trasmessa tramite SdI entro cinque giorni dalla notifica di scarto, utilizzando la data e il numero del documento originario quando possibile.
Il termine dei cinque giorni va coordinato con le normali regole di emissione della fattura. Per la fattura immediata, l’articolo 21 del DPR 633/1972 prevede l’emissione entro dodici giorni dall’effettuazione dell’operazione. Se il reinvio corretto avviene fuori dai termini utili, occorre verificare se si è prodotta una violazione e se serve regolarizzarla.
Devo mantenere stessa data e stesso numero?
La soluzione preferibile indicata dall’Agenzia è correggere il file e reinviarlo con la stessa data e lo stesso numero della fattura originariamente scartata.
Questo è possibile perché il primo file non ha generato una fattura fiscalmente emessa. Se però il gestionale ha già proseguito la numerazione e non consente il riutilizzo del numero, la gestione deve comunque mantenere unicità, tracciabilità e corretta riconciliazione contabile.
Codici errore SdI più utili da riconoscere
I controlli ufficiali dello SdI prevedono numerosi codici. Quelli sotto sono alcuni dei più utili da riconoscere nella gestione quotidiana.
| Codice | Significato | Cosa controllare |
|---|---|---|
| 00305 | Partita IVA del cliente non valida | Verifica IdFiscaleIVA e dati anagrafici del cessionario |
| 00306 | Codice fiscale del cliente non valido | Correggi il codice fiscale inserito nel file |
| 00311 | Codice destinatario non valido | Controlla il canale comunicato dal cliente |
| 00312 | Codice destinatario non attivo | Verifica che il canale sia ancora attivo |
| 00324 | Partita IVA e codice fiscale non coerenti | Riconcilia i dati fiscali del cliente |
| 00400 | Aliquota IVA zero senza Natura | Inserisci il codice Natura corretto |
| 00401 | Natura presente con aliquota IVA diversa da zero | Correggi aliquota o Natura |
| 00404 | Fattura duplicata | Controlla numero, anno, tipo documento e precedente trasmissione |
| 00417 | Mancano sia Partita IVA sia codice fiscale del cliente | Valorizza almeno uno dei dati richiesti |
Errore 00305: Partita IVA del cliente non valida
Il codice 00305 riguarda l’identificativo IVA del cessionario o committente. Prima di reinviare verifica che la Partita IVA sia stata riportata correttamente e che non ci siano errori di digitazione o dati anagrafici riferiti a un soggetto diverso.
Errore 00311 o 00312: codice destinatario
Il codice 00311 segnala un codice destinatario non valido; il 00312 un codice non attivo. Il problema riguarda quindi il canale di recapito e non il contenuto economico della fattura.
Prima del reinvio verifica il codice corretto comunicato dal cliente oppure le regole applicabili quando non esiste un canale registrato. Consulta anche codice destinatario e Partita IVA.
Errore 00400 e 00401: aliquota IVA e Natura
Se l’aliquota IVA è pari a zero, il file deve indicare il codice Natura coerente con l’operazione. Se invece viene applicata un’aliquota IVA diversa da zero, la presenza del codice Natura può risultare incompatibile.
Questi errori sono frequenti nelle fatture senza IVA, nelle operazioni non imponibili, esenti o soggette a regimi particolari. Per un quadro più ampio vedi fattura senza IVA: diciture e casi.
Errore 00404: fattura duplicata
Lo SdI esegue controlli di unicità per impedire l’inoltro di una fattura già trasmessa ed elaborata. Il codice 00404 segnala una duplicazione basata sugli elementi identificativi previsti dai controlli, tra cui cedente/prestatore, numero, anno e tipo documento.
Se il primo invio era stato scartato, il reinvio corretto dello stesso documento non viene trattato come una duplicazione di una fattura già elaborata con successo. Se invece hai realmente inviato due volte una fattura valida, consulta fattura elettronica duplicata.
Cosa fare appena arriva una notifica di scarto
- salva la ricevuta di scarto;
- leggi codice e descrizione dell’errore;
- individua il campo XML che ha causato lo scarto;
- correggi solo i dati necessari;
- rigenera il file XML;
- mantieni data e numero originari quando possibile;
- reinvia preferibilmente entro cinque giorni dalla notifica;
- controlla l’esito del nuovo invio;
- riconcilia eventuali registrazioni contabili interne.
Serve una nota di credito?
No, non per annullare una fattura scartata. Il documento non si considera emesso, quindi non esiste una fattura fiscalmente valida da stornare.
La nota di credito entra invece in gioco quando una fattura è stata regolarmente elaborata e successivamente deve essere rettificata o annullata secondo le regole IVA. In quel caso consulta nota di credito e TD04.
Scarto e mancata consegna non sono la stessa cosa
La notifica di scarto indica che il file non ha superato i controlli e la fattura non è emessa. La mancata consegna indica invece che lo SdI non è riuscito a recapitare una fattura che ha superato i controlli.
In caso di mancata consegna non devi reinviare automaticamente una nuova fattura: prima devi verificare lo stato del documento e le modalità con cui il cliente può recuperarlo.
Scarto e rifiuto della Pubblica Amministrazione
Nel flusso verso la Pubblica Amministrazione possono esistere anche notifiche di esito successive alla trasmissione. Un eventuale rifiuto della PA non va confuso con lo scarto tecnico iniziale dello SdI: sono fasi diverse del processo.
Per CIG, CUP, codice univoco ufficio e gestione della fattura PA consulta fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione.
E se avevo già registrato la fattura?
Se il documento scartato era già stato registrato internamente, l’Agenzia ammette una variazione contabile valida ai soli fini interni. Non va trasmessa allo SdI una nota di variazione solo per cancellare il file scartato.
Fattura scartata e imposta di bollo
Le fatture scartate non rientrano tra i documenti elaborati senza scarto utilizzati dall’Agenzia per la gestione del bollo elettronico. Il bollo va quindi valutato sul documento correttamente emesso dopo il reinvio.
Per le regole generali vedi imposta di bollo sulle fatture.
Fattura scartata nel regime forfettario
Lo scarto SdI segue le stesse regole tecniche anche per il contribuente forfettario. L’assenza dell’IVA ordinaria non cambia la conseguenza dello scarto: il documento deve essere corretto e nuovamente trasmesso.
Per i forfettari è particolarmente importante verificare correttamente Natura, bollo e diciture, perché molti errori possono derivare da una compilazione incoerente dei campi IVA.
Cosa succede se il reinvio è tardivo?
Se il nuovo invio avviene oltre i termini che consentono di considerare tempestiva l’emissione, occorre valutare l’eventuale violazione degli obblighi di fatturazione. Vanno considerate la data dell’operazione, la data del primo invio, la data della notifica di scarto e quella del reinvio.
Quando necessario può essere valutato il ravvedimento operoso, verificando la violazione concreta e le regole applicabili.
Checklist rapida
- scarica e conserva la notifica di scarto;
- leggi il codice errore prima di modificare la fattura;
- non considerare il documento fiscalmente emesso;
- non emettere una nota di credito per il solo scarto;
- correggi il campo che ha causato l’errore;
- mantieni data e numero originari quando possibile;
- reinvia preferibilmente entro cinque giorni dalla notifica;
- verifica l’esito del secondo invio;
- controlla bollo, Natura e dati fiscali;
- se il reinvio è tardivo, valuta la regolarizzazione.
Fonti ufficiali
Il principio della fattura scartata come documento non emesso e il reinvio entro cinque giorni dalla notifica sono chiariti dalla Circolare 13/E/2018 dell’Agenzia delle Entrate. I codici citati derivano dai controlli ufficiali del Sistema di Interscambio. Per il bollo elettronico consulta anche la guida dell’Agenzia delle Entrate.