Nel 2026 chi fattura alla Pubblica Amministrazione deve usare la fattura elettronica nel formato previsto e indirizzarla all’ufficio corretto tramite il Codice Univoco Ufficio. Oltre ai dati fiscali ordinari, possono essere necessari CIG, CUP, riferimenti a contratto o ordine, ritenuta d’acconto, cassa previdenziale, bollo e il corretto trattamento IVA.
Gli errori più frequenti nascono da un CUU sbagliato, CIG o CUP mancanti, dati dell’ente non coerenti oppure dalla confusione tra scarto tecnico SdI e rifiuto successivo della PA. Questa guida spiega come compilare e controllare la fattura prima dell’invio.
Fattura PA 2026: tabella rapida
| Dato | Regola pratica |
|---|---|
| Codice Univoco Ufficio | Identifica l’ufficio PA destinatario e va verificato su IPA |
| CIG | Da indicare quando previsto dal contratto o dalla procedura |
| CUP | Da indicare quando previsto, soprattutto per progetti di investimento pubblico |
| Riferimento amministrazione | Può essere richiesto dall’ente per collegare fattura, ordine o contratto |
| Ritenuta | Dipende dal compenso e dalla posizione fiscale del professionista |
| Split payment | Da verificare in base al soggetto e al tipo di prestazione |
| Bollo | Da verificare quando ricorrono i presupposti |
| Scarto SdI | La fattura non si considera emessa |
| Rifiuto PA | È successivo alla consegna e ammesso solo nei casi previsti |
Come funziona la fatturazione elettronica verso la PA
Il fornitore prepara il documento nel formato FatturaPA, lo trasmette al Sistema di Interscambio e riceve le notifiche sullo stato del documento. Il flusso verso la Pubblica Amministrazione richiede particolare attenzione ai dati che identificano l’ufficio destinatario e ai riferimenti amministrativi collegati a ordine, contratto, gara o progetto.
Per il quadro generale consulta fatturazione elettronica e Partita IVA.
Cos’è il Codice Univoco Ufficio
Il Codice Univoco Ufficio, spesso abbreviato CUU, identifica l’ufficio della Pubblica Amministrazione che deve ricevere la fattura elettronica. Non basta conoscere il nome dell’ente: una stessa amministrazione può avere più uffici abilitati alla ricezione delle fatture.
Il CUU è composto da sei caratteri ed è un dato obbligatorio della fattura verso la PA: viene inserito nel campo CodiceDestinatario del tracciato elettronico.
Dove trovare il Codice Univoco Ufficio su IPA
Il riferimento ufficiale è l’Indice delle Pubbliche Amministrazioni, IPA. Il database contiene le unità organizzative degli enti e identifica quelle che ricevono fatture elettroniche tramite il relativo codice univoco.
Puoi cercare l’ente, verificare la denominazione dell’unità organizzativa, il codice fiscale dell’amministrazione e il codice univoco dell’ufficio che dispone del servizio di fatturazione elettronica.
Perché non conviene copiare il CUU da una vecchia fattura
Gli uffici di un ente possono essere riorganizzati e un codice utilizzato in passato potrebbe non essere quello corretto per un nuovo contratto. È quindi prudente confrontare il codice comunicato dalla PA con i dati presenti in IPA prima di emettere il documento.
CIG: quando va indicato
Il CIG è il Codice Identificativo Gara. Deve essere indicato quando la fattura è collegata a una procedura o a un contratto per cui il codice è previsto dalle regole di tracciabilità. Il dato viene normalmente comunicato dalla stazione appaltante o dall’amministrazione.
CUP: quando serve
Il CUP è il Codice Unico di Progetto. È richiesto nei casi previsti per progetti di investimento pubblico e interventi finanziati che devono essere identificati tramite quel codice.
Dove inserire CIG e CUP nel file XML
CIG e CUP non vanno inseriti soltanto nella descrizione libera della prestazione. Nel tracciato della fattura elettronica esistono campi dedicati, tra cui CodiceCIG e CodiceCUP, collegati ai blocchi che riportano i dati di ordine, contratto, convenzione o altri riferimenti amministrativi.
Il software di fatturazione deve quindi valorizzare correttamente i campi XML pertinenti. Inserire i codici soltanto nel testo descrittivo può non essere sufficiente per il corretto trattamento amministrativo della fattura.
Riferimento Amministrazione, ordine e contratto
Molte PA chiedono anche riferimenti interni come numero d’ordine, contratto, convenzione, determina o impegno di spesa. Questi dati consentono all’amministrazione di collegare la fattura al corretto procedimento e accelerare i controlli interni.
Non vanno inventati: bisogna usare esattamente le informazioni comunicate nell’incarico, nell’ordine o nelle istruzioni di fatturazione ricevute dall’ente.
Ritenuta d’acconto nella fattura PA
Il professionista deve applicare la ritenuta d’acconto quando prevista dalla propria posizione fiscale e dalla natura del compenso. Nel file XML vanno compilati i campi dedicati alla ritenuta con aliquota, causale e importo coerenti con il documento.
Per il regime forfettario, invece, la disciplina della ritenuta segue le regole specifiche del regime e non va copiata da una fattura di un professionista ordinario. Approfondisci nella guida alla ritenuta d’acconto del professionista.
Split payment: cosa verificare
Lo split payment, o scissione dei pagamenti, riguarda il versamento dell’IVA in particolari operazioni verso soggetti pubblici. Non va applicato automaticamente a ogni fattura destinata alla PA: il trattamento dipende dal soggetto, dall’operazione e dalle esclusioni previste dalla disciplina vigente.
Ritenuta d’acconto e split payment sono due meccanismi diversi: la prima riguarda le imposte sul reddito del professionista, il secondo riguarda il versamento dell’IVA.
Bollo nella fattura elettronica PA
Se l’operazione non è soggetta a IVA e ricorrono i presupposti per l’imposta di bollo, il file XML deve riportare correttamente l’assolvimento del bollo. Il fatto che il cliente sia una Pubblica Amministrazione non elimina automaticamente l’imposta.
Per i casi più comuni consulta bollo sulle fatture.
Cassa professionale e rivalsa previdenziale
Se il professionista applica un contributo integrativo di Cassa o una rivalsa previdenziale, la voce deve essere gestita nei campi XML coerenti con la relativa disciplina. Cassa, ritenuta e IVA sono elementi distinti e non vanno confusi tra loro.
Scarto SdI e rifiuto PA: qual è la differenza
Lo scarto SdI avviene prima della corretta emissione: il file non supera i controlli tecnici e la fattura non si considera emessa. Il rifiuto PA interviene invece dopo che il documento è arrivato all’amministrazione ed è ammesso soltanto nei casi previsti.
Per la gestione tecnica dello scarto consulta fattura elettronica scartata dallo SdI.
Quando la PA può rifiutare una fattura
Il Decreto MEF n. 132/2020 delimita le cause di rifiuto. Tra queste rientrano, nei casi previsti, l’omessa o errata indicazione di CIG o CUP, l’invio a un’amministrazione che non è destinataria dell’operazione e altre omissioni specifiche stabilite dal decreto.
Per Regioni ed enti locali il decreto contempla inoltre l’omessa o errata indicazione del numero e della data della determinazione dirigenziale d’impegno di spesa nei casi in cui questi elementi devono essere riportati.
La PA può rifiutare una fattura per qualsiasi motivo?
No. Il rifiuto deve rientrare nelle cause previste. Il Decreto 132/2020 stabilisce inoltre che la PA non può rifiutare la fattura quando gli elementi informativi possono essere corretti attraverso le procedure di variazione previste dall’articolo 26 del DPR 633/1972.
Cosa fare se la fattura viene rifiutata
Prima di emettere un nuovo documento bisogna leggere la motivazione ricevuta e verificare lo stato fiscale della fattura. La soluzione può essere una correzione amministrativa, una nuova fattura o una nota di variazione, a seconda del motivo del rifiuto e del fatto che il documento sia già fiscalmente emesso.
Fattura PA per contribuente forfettario
Anche il forfettario che fattura a una Pubblica Amministrazione deve utilizzare la fatturazione elettronica quando prevista e compilare correttamente CUU, CIG/CUP e riferimenti amministrativi.
Il regime forfettario non applica l’IVA ordinaria nelle operazioni nazionali soggette al regime e non subisce normalmente la ritenuta d’acconto sui compensi che rientrano nel regime. Restano però da gestire correttamente bollo, Natura IVA, Cassa professionale o eventuale rivalsa.
Conservazione della fattura PA
La fattura elettronica verso PA deve essere conservata digitalmente secondo le regole previste per i documenti fiscali elettronici. Conservare soltanto il PDF di cortesia non equivale alla conservazione del documento elettronico rilevante.
Per il processo generale consulta conservazione delle fatture elettroniche.
Checklist prima dell’invio alla PA
- verifica denominazione e codice fiscale dell’ente;
- controlla il Codice Univoco Ufficio su IPA;
- confronta il CUU con quello comunicato dall’amministrazione;
- inserisci CIG quando previsto;
- inserisci CUP quando previsto;
- riporta ordine, contratto o riferimento amministrativo richiesto;
- verifica ritenuta, IVA, split payment e Cassa professionale;
- controlla il bollo se dovuto;
- valida il file XML prima dell’invio;
- trasmetti tramite SdI;
- controlla le notifiche successive;
- conserva digitalmente la fattura e le evidenze rilevanti.
Errori frequenti
- usare il codice destinatario di un’impresa privata invece del CUU della PA;
- copiare il CUU da una vecchia fattura senza verificarlo;
- omettere CIG o CUP quando richiesti;
- inserire CIG/CUP soltanto nella descrizione libera;
- confondere rifiuto PA e scarto SdI;
- applicare automaticamente lo split payment senza verificarne i presupposti;
- dimenticare riferimenti amministrativi richiesti dal contratto;
- conservare soltanto il PDF di cortesia.
Domande frequenti
Dove trovo il codice univoco di una Pubblica Amministrazione?
Nel portale IPA, cercando l’ente e l’unità organizzativa che dispone del servizio di fatturazione elettronica.
CIG e CUP sono sempre obbligatori?
No. Vanno indicati quando previsti dalla procedura, dal contratto o dalla normativa applicabile. Il fornitore deve usare i codici comunicati dall’amministrazione.
Se la PA rifiuta la fattura devo fare sempre una nota di credito?
No. La soluzione dipende dallo stato fiscale del documento e dalla causa del rifiuto. Prima va letta la notifica e verificato se il problema richiede rettifica, nuova fattura o nota di variazione.
Il CUU è lo stesso per tutti gli uffici dello stesso ente?
No. Una stessa amministrazione può avere più unità organizzative abilitate alla fatturazione elettronica, ciascuna con il proprio codice univoco.
Fonti ufficiali
Per il Codice Univoco Ufficio e i campi CIG/CUP il riferimento è la documentazione AgID e l’Indice delle Pubbliche Amministrazioni. Per le cause di rifiuto della fattura elettronica da parte della PA il riferimento è il Decreto MEF 24 agosto 2020, n. 132. Per il formato tecnico e le notifiche resta il sistema FatturaPA/SdI.