Dal 2025 i rimborsi delle spese sostenute dal professionista per eseguire un incarico e addebitate analiticamente al committente non concorrono, in linea generale, alla formazione del reddito di lavoro autonomo. Nel 2026 bisogna però coordinare questa regola con la tracciabilità dei pagamenti, con la disciplina IVA e con la distinzione tra spesa sostenuta in nome proprio e anticipazione effettuata in nome e per conto del cliente.
Quali rimborsi spese non formano reddito?
L’articolo 54, comma 2, lettera b), del TUIR stabilisce che non concorrono a formare il reddito le somme percepite a titolo di rimborso delle spese sostenute dall’esercente arte o professione per l’esecuzione di un incarico e addebitate analiticamente al committente.
La norma vigente è consultabile su Normattiva – articolo 54 TUIR.
Cosa significa “addebitate analiticamente”?
Il riaddebito deve permettere di collegare le somme alla spesa realmente sostenuta per l’incarico. Non è la stessa cosa di aggiungere in fattura un generico importo forfettario per “spese”.
È quindi opportuno indicare in modo chiaro la natura della spesa, conservarne il documento e mantenere il collegamento con il cliente e l’incarico per il quale è stata sostenuta.
Le spese rimborsate sono anche deducibili dal professionista?
In via ordinaria, le spese che vengono neutralizzate attraverso il riaddebito analitico non sono anche deducibili dal reddito del professionista. L’articolo 54-ter TUIR evita infatti una doppia agevolazione: rimborso fuori dal reddito e costo dedotto contemporaneamente.
Esistono però regole specifiche per spese non rimborsate, insolvenza del committente e altre situazioni disciplinate dall’articolo 54-ter.
Nel 2026 serve il pagamento tracciabile?
Per alcune spese sì. L’articolo 54, comma 2-bis, prevede una regola specifica per le spese sostenute nel territorio dello Stato relative a vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi o NCC.
Se queste spese non vengono pagate con strumenti tracciabili, il rimborso percepito dal professionista concorre alla formazione del reddito. Il decreto fiscale 2025 ha quindi collegato la neutralità fiscale del rimborso alla tracciabilità del pagamento.
L’Agenzia delle Entrate ha riepilogato la novità nel dossier Decreto fiscale 2025 e rimborsi spese.
Quali pagamenti sono considerati tracciabili?
La norma richiama il versamento bancario o postale e gli altri sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del D.Lgs. 241/1997. In pratica possono rientrare bonifici, carte di debito, credito o prepagate e altri strumenti che permettono di ricostruire il pagamento.
La tracciabilità deve riguardare il pagamento della spesa sostenuta dal professionista, non soltanto il successivo bonifico con cui il cliente rimborsa il professionista.
Spese sostenute all’estero: vale la stessa regola?
La specifica condizione di tracciabilità introdotta per vitto, alloggio, viaggio e taxi/NCC è formulata per le spese sostenute nel territorio dello Stato. Le spese sostenute all’estero devono essere gestite secondo la disciplina applicabile, senza estendere automaticamente una condizione prevista espressamente per le spese italiane.
Il rimborso spese è fuori campo IVA?
Non automaticamente. La neutralità prevista dall’articolo 54 TUIR riguarda la determinazione del reddito di lavoro autonomo e non trasforma qualsiasi riaddebito in un’operazione esclusa dall’IVA.
Se il professionista sostiene la spesa in nome proprio e poi la riaddebita al cliente, bisogna verificare la disciplina IVA del riaddebito. Diverso è il caso delle somme anticipate in nome e per conto del cliente e regolarmente documentate, per le quali può trovare applicazione l’articolo 15 del DPR 633/1972.
Qual è la differenza tra rimborso e anticipazione in nome e per conto?
| Situazione | Caratteristica |
|---|---|
| Spesa sostenuta dal professionista in nome proprio | Documento intestato al professionista; successivo riaddebito al cliente |
| Anticipazione in nome e per conto del cliente | Spesa sostenuta per il cliente con documentazione coerente con i requisiti dell’art. 15 IVA |
La seconda categoria non deve essere confusa con una normale trasferta del professionista o con una spesa alberghiera intestata allo studio.
Come indicare il rimborso in fattura?
Il documento deve descrivere in modo chiaro la spesa riaddebitata e consentire di distinguere il compenso professionale dalle somme rimborsate. Ai fini IVA, ritenuta e bollo va applicato il trattamento corretto in base alla natura reale dell’importo.
Per la struttura generale consulta come compilare la prima fattura.
Esempio di riaddebito analitico
Un consulente sostiene 180 euro di hotel e 70 euro di treno per una trasferta richiesta dal cliente. Conserva le ricevute, paga con carta e nella fattura separa il compenso professionale dai 250 euro di spese riaddebitate analiticamente.
Ai fini del reddito di lavoro autonomo ordinario, la disciplina dell’articolo 54 consente di non far concorrere il rimborso analitico alla formazione del reddito, mentre le relative spese non vengono dedotte una seconda volta. Il trattamento IVA deve essere verificato separatamente.
Cosa succede se il cliente non rimborsa la spesa?
L’articolo 54-ter disciplina specifiche ipotesi nelle quali le spese analiticamente riaddebitate ma non rimborsate possono diventare deducibili. La regola dipende dalla situazione del committente, dall’eventuale procedura di insolvenza e dagli altri requisiti previsti dalla norma.
Non è quindi corretto dedurre immediatamente qualsiasi rimborso rimasto insoluto senza verificare le condizioni dell’articolo 54-ter.
E il regime forfettario?
Il regime forfettario determina il reddito con le regole speciali della Legge 190/2014, applicando il coefficiente di redditività ai componenti positivi rilevanti. Non bisogna quindi trasferire automaticamente al quadro LM tutte le regole di deduzione analitica previste per il lavoro autonomo ordinario.
Per un forfettario occorre verificare il trattamento delle somme riaddebitate alla luce della disciplina speciale del regime e delle istruzioni dichiarative applicabili. Questa distinzione è importante soprattutto perché nel forfettario i normali costi non vengono dedotti analiticamente.
Consulta costi e determinazione del reddito forfettario.
Rimborso forfettario e rimborso analitico sono la stessa cosa?
No. Un importo generico pattuito con il cliente per coprire spese senza una corrispondenza analitica con costi documentati non beneficia automaticamente della stessa neutralità prevista per il riaddebito analitico.
La descrizione in fattura deve riflettere la realtà: chiamare “rimborso spese” una parte del compenso non ne modifica da solo la natura fiscale.
Checklist per i rimborsi spese nel 2026
- collega la spesa a uno specifico incarico;
- conserva la documentazione;
- verifica a chi è intestato il documento di spesa;
- distingui spesa in nome proprio da anticipazione in nome e per conto;
- per vitto, alloggio, viaggio e taxi/NCC in Italia usa pagamenti tracciabili;
- descrivi il riaddebito in modo analitico;
- verifica separatamente il trattamento IVA;
- non dedurre automaticamente una spesa neutralizzata dal rimborso;
- se il cliente non paga, controlla l’articolo 54-ter;
- se sei forfettario, applica le regole speciali del regime.
Domande frequenti
Un rimborso analitico fa reddito al professionista?
In linea generale no, se ricorrono i requisiti dell’articolo 54, comma 2, lettera b), TUIR. Per alcune spese sostenute in Italia è richiesta anche la tracciabilità del pagamento.
Il rimborso analitico è automaticamente fuori IVA?
No. Il trattamento del reddito e quello IVA devono essere verificati separatamente.
Posso pagare in contanti l’hotel e farmelo rimborsare?
Nel 2026, per le spese di vitto, alloggio, viaggio e taxi/NCC sostenute in Italia, la mancata tracciabilità può far concorrere il rimborso alla formazione del reddito.