Un amministratore di SRL può ricevere il rimborso delle spese sostenute nell’interesse della società senza trasformare automaticamente il rimborso in compenso. Nel 2026, però, il trattamento fiscale dipende da tipo di spesa, luogo della trasferta, documentazione e modalità di pagamento.
La novità più importante da gestire è la tracciabilità: per molte spese di trasferta sostenute in Italia, come vitto, alloggio, taxi e NCC, il pagamento deve essere effettuato con strumenti tracciabili per mantenere la non imponibilità del rimborso e la deducibilità per la società.
Rimborso spese amministratore SRL: risposta rapida
| Spesa | Regola generale 2026 |
|---|---|
| Vitto/alloggio fuori Comune | Rimborso analitico possibile se documentato; in Italia rileva la tracciabilità |
| Taxi/NCC in Italia | Pagamento tracciabile per non imponibilità/deducibilità |
| Treno/aereo di linea | Documentazione necessaria; la nuova regola di tracciabilità non opera come per taxi/NCC |
| Auto propria | Rimborso chilometrico documentato con riferimento ACI |
| Trasferta nel Comune | Regime più restrittivo; non tutti i rimborsi sono esenti |
| Trasferta estera | La tracciabilità italiana introdotta dal 2025 non si applica allo stesso modo |
Quale norma si applica all’amministratore?
Il compenso dell’amministratore è normalmente reddito assimilato a quello di lavoro dipendente. Per i rimborsi collegati a questo rapporto si applicano quindi, in via generale, le regole dell’articolo 51 del TUIR sulle trasferte.
Se invece l’incarico di amministratore rientra nell’attività professionale abituale del soggetto, il trattamento può seguire le regole del lavoro autonomo. Prima di applicare automaticamente una disciplina va quindi qualificato correttamente il rapporto.
Trasferta fuori dal Comune: come funziona il rimborso analitico?
Per le trasferte fuori dal territorio comunale della sede di lavoro, i rimborsi analitici di vitto, alloggio, viaggio e trasporto possono non concorrere al reddito dell’amministratore se le spese sono effettive e adeguatamente documentate.
La disciplina vigente dell’articolo 51 TUIR distingue chiaramente trasferte fuori Comune e trasferte nel territorio comunale.
Dal 2025-2026 perché conta la tracciabilità?
Per le spese sostenute nel territorio dello Stato relative a vitto, alloggio e trasporto con autoservizi pubblici non di linea, come taxi e NCC, la non imponibilità del rimborso e la deducibilità per l’impresa richiedono il pagamento mediante strumenti tracciabili.
La circolare Agenzia delle Entrate n. 15/E del 2025 chiarisce l’applicazione della nuova regola, inclusi taxi, NCC e piattaforme di mobilità.
Contanti: cosa succede al rimborso?
Se una spesa italiana soggetta al requisito di tracciabilità viene pagata in contanti, possono venire meno i benefici fiscali: il rimborso può diventare imponibile per il beneficiario e il costo può risultare indeducibile per la società.
Per questo la procedura interna dovrebbe richiedere carta, bonifico o altro mezzo ammesso e conservare anche la prova del pagamento, non soltanto la fattura o lo scontrino.
Treno, aereo e mezzi pubblici di linea
La disciplina sulla tracciabilità introdotta per le trasferte riguarda in particolare taxi e NCC e non va estesa automaticamente ai normali servizi pubblici di linea come treni e voli. Restano comunque necessari biglietti, ricevute e coerenza con la trasferta effettuata.
Trasferta nello stesso Comune: il rimborso è esente?
Il regime è più restrittivo. Le indennità e molti rimborsi per trasferte nello stesso Comune concorrono al reddito, salvo le specifiche eccezioni previste per spese di viaggio e trasporto comprovate e documentate.
Per taxi e NCC utilizzati nel Comune, la circolare 15/E precisa inoltre la necessità della tracciabilità quando si vuole mantenere la non imponibilità prevista dalla norma.
Rimborso chilometrico con auto propria
L’amministratore autorizzato a usare il proprio veicolo per una specifica trasferta può ricevere un rimborso chilometrico. La nota spese dovrebbe indicare almeno data, destinazione, motivo della trasferta, chilometri percorsi e veicolo utilizzato.
L’ACI pubblica i costi chilometrici utilizzati anche per rimborsare dipendenti e amministratori che impiegano il proprio mezzo per conto dell’azienda.
Quanto può dedurre la SRL sul rimborso chilometrico?
L’articolo 95 del TUIR limita la deduzione dell’impresa al costo di percorrenza riferibile ad autovetture di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, elevati a 20 per i diesel, quando dipendente o collaboratore usa il proprio veicolo per una specifica trasferta.
La società può quindi rimborsare la spesa secondo la propria policy, ma la quota fiscalmente deducibile va verificata separatamente.
Vitto e alloggio: quali limiti ha la società?
Ai fini del reddito d’impresa l’articolo 95 prevede limiti giornalieri per la deduzione delle spese di vitto e alloggio sostenute nelle trasferte fuori Comune di dipendenti e collaboratori. Il rimborso all’amministratore e la deduzione della SRL sono quindi due verifiche collegate ma non identiche.
La versione vigente dell’articolo 95 TUIR contiene sia i limiti di trasferta sia la nuova regola di tracciabilità.
Trasferte all’estero: serve la stessa tracciabilità?
Dopo le modifiche del D.L. 84/2025, l’obbligo specifico di tracciabilità è stato circoscritto alle spese sostenute nel territorio dello Stato. Per le trasferte all’estero resta fondamentale la documentazione, ma non opera la stessa condizione introdotta per le spese italiane.
Nota spese: cosa dovrebbe contenere?
- nome dell’amministratore;
- data e luogo della trasferta;
- motivo aziendale;
- elenco delle spese;
- documenti allegati;
- prova del pagamento quando richiesta;
- percorso e chilometri in caso di auto propria;
- eventuali anticipi ricevuti dalla società.
Rimborso spese o compenso mascherato?
Un importo fisso mensile definito “rimborso” senza collegamento con spese reali può essere riqualificato come compenso. Il rimborso analitico deve invece corrispondere a costi effettivamente sostenuti per la società.
Per il trattamento del compenso vero e proprio vedi compenso amministratore SRL.
Amministratore gratuito: può ricevere rimborsi?
Sì. La gratuità della carica non impedisce il rimborso di spese reali sostenute nell’interesse della società. È però ancora più importante documentare bene il rimborso per evitare che somme periodiche prive di giustificativi sembrino una remunerazione indiretta.
Vedi anche amministratore SRL senza compenso.
Esempio: trasferta Milano-Roma
Un amministratore parte da Milano per una riunione a Roma. Paga hotel e taxi con carta e conserva fatture e ricevute; il treno è documentato dal biglietto. La SRL può rimborsare analiticamente le spese, applicando le regole fiscali previste e verificando i limiti di deduzione per vitto e alloggio.
Checklist prima di rimborsare una trasferta
- qualificare correttamente il rapporto dell’amministratore;
- verificare se la trasferta è dentro o fuori Comune;
- documentare il motivo aziendale;
- conservare fatture, ricevute e biglietti;
- usare pagamenti tracciabili per le spese italiane soggette al requisito;
- distinguere taxi/NCC dai mezzi di linea;
- per auto propria usare percorso e valori ACI;
- applicare i limiti di deduzione della società;
- predisporre una nota spese completa;
- evitare rimborsi fissi privi di documentazione.
Domande frequenti
Il rimborso spese amministratore è tassato?
Non necessariamente. I rimborsi analitici di trasferte correttamente documentate possono essere esclusi dal reddito nei casi previsti dall’articolo 51 TUIR.
Hotel pagato in contanti in Italia è un problema?
Sì, nel 2026 la tracciabilità è una condizione fiscale per molte spese di vitto e alloggio sostenute in Italia.
Il taxi deve essere pagato con carta?
Per mantenere i benefici fiscali delle spese italiane soggette alla nuova disciplina, taxi e NCC devono essere pagati con mezzi tracciabili.
Si può rimborsare l’auto personale?
Sì, con rimborso chilometrico documentato; la deducibilità della SRL segue i limiti dell’articolo 95 TUIR.
Un amministratore senza compenso può avere rimborsi?
Sì, se si tratta di spese effettive e documentate sostenute per la società.
All’estero vale la stessa regola di tracciabilità?
No: dopo il D.L. 84/2025 la specifica condizione di tracciabilità è riferita alle spese sostenute nel territorio dello Stato.