La conservazione delle fatture elettroniche è obbligatoria e non coincide con il semplice salvataggio del PDF o del file XML sul computer. Le fatture emesse e ricevute devono essere inserite in un processo di conservazione digitale a norma che ne garantisca nel tempo autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
Cos’è la conservazione delle fatture elettroniche?
La conservazione digitale è il processo attraverso il quale un documento informatico viene mantenuto nel tempo rispettando precise regole tecniche e fiscali.
Per le fatture elettroniche non basta quindi creare il documento, trasmetterlo attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) e conservarne una copia in una normale cartella del computer.
Le Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici prevedono un sistema capace di assicurare caratteristiche come:
- autenticità;
- integrità;
- affidabilità;
- leggibilità;
- reperibilità nel tempo.
Il quadro tecnico generale è descritto da AgID – Conservazione dei documenti informatici.
Scaricare il PDF della fattura è sufficiente?
No. Il PDF è normalmente una rappresentazione leggibile della fattura, ma non sostituisce il documento elettronico strutturato trasmesso attraverso lo SdI né il processo di conservazione previsto dalla normativa.
Anche il semplice salvataggio del file XML su PC, cloud, hard disk o casella e-mail non equivale automaticamente alla conservazione digitale a norma.
Un archivio personale può essere utile come copia operativa o backup, ma deve essere distinto dal sistema utilizzato per adempiere all’obbligo di conservazione.
Consultazione e conservazione sono la stessa cosa?
No. Consultazione e conservazione sono due funzioni diverse.
La consultazione permette di visualizzare, ricercare o scaricare le fatture disponibili attraverso i servizi dell’Agenzia delle Entrate. La conservazione serve invece a mantenere i documenti nel tempo attraverso un processo conforme alle regole previste.
Il fatto che una fattura sia visibile nel portale “Fatture e Corrispettivi” non deve quindi essere interpretato, da solo, come prova che il contribuente abbia attivato il servizio di conservazione a norma.
Per quanti anni devono essere conservate le fatture?
La regola civilistica generale dell’articolo 2220 del Codice civile prevede la conservazione delle fatture per 10 anni.
Il periodo decorre secondo le regole applicabili alla documentazione contabile e non va confuso con la durata commerciale dell’abbonamento a un software di fatturazione.
Il testo ufficiale dell’articolo 2220 del Codice civile stabilisce il periodo decennale anche per le fatture ricevute e per le copie di quelle emesse.
In presenza di verifiche, accertamenti o contenziosi ancora pendenti bisogna inoltre considerare gli ulteriori obblighi fiscali di conservazione applicabili alla specifica situazione prima di eliminare la documentazione.
Entro quando deve essere completata la conservazione digitale?
Il DM 17 giugno 2014 disciplina la conservazione dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari.
Il processo deve essere completato entro il termine previsto dall’articolo 7, comma 4-ter, del DL 357/1994, cioè con riferimento al termine collegato alla presentazione delle dichiarazioni annuali e al periodo dei tre mesi successivi.
È quindi sbagliato pensare che ogni fattura debba essere necessariamente portata in conservazione nello stesso giorno in cui viene emessa. È però prudente utilizzare un sistema che gestisca il processo in modo continuativo e non arrivare alla scadenza senza aver verificato che tutti i documenti siano stati effettivamente presi in carico.
La fonte ufficiale è l’articolo 3 del DM 17 giugno 2014.
Quali fatture devono essere conservate?
L’obbligo non riguarda soltanto le fatture che una Partita IVA emette ai propri clienti.
- fatture emesse;
- fatture ricevute;
- note di credito e altri documenti elettronici rilevanti secondo la disciplina applicabile.
Per questo è importante che il sistema scelto gestisca sia il ciclo attivo sia il ciclo passivo e che non vengano dimenticate le fatture dei fornitori soltanto perché non sono state create personalmente dal titolare della Partita IVA.
Il forfettario deve conservare le fatture elettroniche?
Sì. Essere in regime forfettario non elimina l’obbligo di conservazione delle fatture elettroniche.
Il regime forfettario semplifica diversi aspetti fiscali e contabili, ma non trasforma la fattura elettronica in un documento che può essere semplicemente cancellato dopo l’invio allo SdI.
Il contribuente deve quindi assicurarsi che le fatture elettroniche emesse e ricevute vengano conservate correttamente anche quando utilizza un regime fiscale agevolato.
L’Agenzia delle Entrate offre un servizio gratuito di conservazione?
Sì. L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione gratuitamente un servizio di conservazione a norma delle fatture elettroniche.
Il servizio è accessibile nell’area riservata di Fatture e Corrispettivi e richiede una specifica adesione all’accordo di servizio.
Non bisogna quindi confondere il semplice accesso al portale con l’attivazione della conservazione.
La pagina ufficiale è Agenzia delle Entrate – Servizio di conservazione a norma.
Quanto conserva le fatture il servizio dell’Agenzia?
L’accordo del servizio dell’Agenzia prevede che i file portati in conservazione siano mantenuti per 15 anni.
Questo periodo non va confuso con la regola civilistica generale dei 10 anni: i 15 anni descrivono la durata della conservazione prevista dal servizio offerto dall’Agenzia, mentre i 10 anni sono il riferimento civilistico generale per la conservazione delle fatture.
Il servizio dell’Agenzia conserva anche fatture precedenti all’adesione?
L’Agenzia indica che, con la sottoscrizione dell’accordo, è possibile portare in conservazione anche fatture elettroniche già transitate attraverso lo SdI in data antecedente all’adesione, secondo le funzionalità e le condizioni del servizio.
Chi attiva il servizio in ritardo non dovrebbe però presumere automaticamente che qualsiasi documento storico sia già correttamente conservato: è opportuno verificare direttamente nell’area di conservazione quali fatture risultano effettivamente prese in carico.
Posso utilizzare un software o un conservatore esterno?
Sì. Non è obbligatorio utilizzare il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate.
È possibile affidarsi a un software di fatturazione, a un conservatore o a un altro fornitore che gestisca il processo nel rispetto della normativa e delle Linee Guida applicabili.
Prima di scegliere un servizio è utile controllare:
- se la conservazione è realmente inclusa e non è soltanto archiviazione;
- quali documenti vengono conservati;
- da quale data parte il servizio;
- come vengono recuperate le fatture precedenti;
- per quanto tempo i documenti restano disponibili;
- come possono essere esportati;
- cosa accade alla cessazione dell’abbonamento.
Posso delegare commercialista o intermediario?
La gestione operativa può essere affidata a un intermediario o professionista delegato quando il servizio e la delega utilizzati lo consentono.
È però importante distinguere la delega all’accesso o alla gestione del servizio dalla responsabilità del contribuente di assicurarsi che la propria documentazione fiscale sia effettivamente conservata e recuperabile.
Quando il commercialista gestisce anche la conservazione, è utile sapere esattamente quale piattaforma viene utilizzata, quali annualità sono comprese e come ottenere una copia completa dei documenti in caso di cambio di consulente.
Cosa succede se cambio software o revoco il servizio?
Il cambio di gestionale, la cessazione di un abbonamento o la revoca o il recesso da un servizio non fanno venir meno l’obbligo di conservare i documenti per il periodo previsto.
Prima di interrompere un servizio bisogna quindi verificare:
- quali documenti sono già stati portati in conservazione;
- se rimarranno disponibili dopo il recesso;
- se è possibile esportare fatture e pacchetti/documentazione necessari;
- come avverrà il passaggio al nuovo sistema;
- che non restino intervalli temporali scoperti tra un conservatore e l’altro.
Le condizioni concrete dipendono dall’accordo del servizio utilizzato: vanno quindi verificate prima della cessazione e non dopo aver perso l’accesso alla piattaforma.
Conservazione e chiusura della Partita IVA: cosa succede?
La chiusura della Partita IVA non elimina gli obblighi di conservazione relativi agli anni precedenti.
Le fatture e gli altri documenti devono continuare a essere conservati per il periodo previsto anche se l’attività è cessata.
Prima di chiudere un software o un servizio utilizzato durante l’attività è quindi opportuno verificare come verrà garantito l’accesso ai documenti per gli anni successivi.
Cosa succede se le fatture non vengono conservate correttamente?
La mancata o irregolare conservazione può creare problemi in caso di controllo perché il contribuente deve essere in grado di esibire documenti integri, leggibili e reperibili secondo le regole applicabili.
A seconda della violazione concreta possono inoltre trovare applicazione le relative sanzioni tributarie. Non è corretto indicare una cifra unica valida per qualsiasi errore di conservazione, perché la conseguenza dipende dalla natura della violazione e dagli effetti sulla documentazione e sugli obblighi fiscali.
Il sistema scelto dovrebbe quindi permettere di recuperare tempestivamente i documenti anche a distanza di anni.
Cosa controllare quando scegli un servizio di conservazione?
- che si tratti di vera conservazione a norma e non di semplice spazio cloud;
- che comprenda fatture emesse e fatture ricevute;
- che gestisca correttamente i file XML;
- che sia chiaro da quale data decorre la copertura;
- che siano definite durata e condizioni del servizio;
- che i documenti siano ricercabili e recuperabili;
- che sia possibile gestire una migrazione o un cambio di fornitore;
- che sia chiaro cosa succede in caso di recesso o cessazione dell’attività.
Checklist dopo l’apertura della Partita IVA
- scegli il sistema con cui emettere e ricevere le fatture;
- verifica quale servizio esegue la conservazione a norma;
- se utilizzi l’Agenzia delle Entrate, controlla di aver effettuato l’adesione al relativo accordo;
- verifica che siano comprese sia fatture attive sia fatture passive;
- controlla periodicamente che i documenti risultino effettivamente conservati;
- non utilizzare il PDF o una cartella cloud come unico sistema di conservazione;
- mantieni accessibili le fatture anche se cambi commercialista o software;
- rispetta il termine previsto per completare il processo di conservazione.
Per il processo precedente consulta fatturazione elettronica Partita IVA 2026 e come fare la prima fattura. Se hai appena iniziato l’attività, consulta anche cosa fare dopo aver aperto la Partita IVA oppure torna alla sezione Dopo l’apertura.
Domande frequenti sulla conservazione delle fatture elettroniche
Devo stampare le fatture elettroniche?
La stampa cartacea non sostituisce il processo di conservazione elettronica previsto per la fattura elettronica. Una copia stampata può essere utile per consultazione, ma non è il sistema con cui si assolve l’obbligo digitale.
Il file XML salvato sul computer vale come conservazione?
No. Conservare una copia del file è utile, ma il semplice salvataggio non equivale automaticamente a un processo di conservazione a norma.
Il forfettario deve conservare anche le fatture ricevute?
Sì. Il regime forfettario non elimina l’obbligo di conservazione delle fatture elettroniche emesse e ricevute secondo le regole applicabili.