La fatturazione elettronica nel 2026 è la modalità ordinaria con cui la maggior parte dei titolari di Partita IVA emette e riceve fatture in Italia. Il documento viene predisposto in formato XML, trasmesso attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) e conservato secondo le regole previste per i documenti fiscali elettronici.
Per gestirla correttamente non basta creare un PDF: bisogna distinguere il file XML fiscalmente rilevante, rispettare i termini di emissione, controllare le ricevute dello SdI e usare i dati corretti per cliente, IVA, natura dell’operazione, bollo e recapito. Se vuoi distinguere anche i documenti emessi da quelli ricevuti, consulta la guida su fatturazione attiva e passiva.
Come funziona la fatturazione elettronica nel 2026
La fattura elettronica viene predisposta nel tracciato XML previsto dalle specifiche tecniche e inviata allo SdI. Il Sistema di Interscambio effettua controlli formali e può consegnare il documento, metterlo a disposizione del destinatario oppure scartarlo quando rileva errori che impediscono l’elaborazione.
Il PDF eventualmente generato dal software è utile per la lettura, ma non sostituisce il file XML trasmesso attraverso il canale previsto. Se devi aprire o controllare il documento originale, vedi anche la guida al file XML della fattura elettronica.
Chi deve emettere fattura elettronica
L’obbligo interessa la generalità degli operatori economici per le operazioni che devono essere documentate tramite fattura elettronica. Anche il contribuente in regime forfettario deve normalmente utilizzare la fatturazione elettronica: il regime agevolato non costituisce più un esonero generale dall’utilizzo dello SdI.
Restano però casi particolari ed eccezioni previsti dalla normativa. Per esempio, alcune prestazioni sanitarie rese a persone fisiche seguono regole specifiche che impediscono l’utilizzo dello SdI nei casi interessati. Prima di applicare una regola generale bisogna quindi verificare il tipo di operazione e il soggetto destinatario.
Il forfettario deve fare fattura elettronica?
Sì, nel 2026 il contribuente forfettario utilizza normalmente la fatturazione elettronica. Nella fattura deve indicare correttamente il proprio regime fiscale e la natura dell’operazione, senza addebitare l’IVA quando la disciplina del regime forfettario non la prevede.
Quando ricorrono i presupposti va gestita anche l’imposta di bollo. Per soglie, riaddebito e versamento consulta bollo sulla fattura del forfettario.
Quali dati deve contenere la fattura
L’articolo 21 del DPR 633/1972 disciplina gli elementi fondamentali della fattura. Tra i dati normalmente necessari rientrano data e numero progressivo, dati del cedente o prestatore, Partita IVA, dati del cliente, descrizione dell’operazione, corrispettivo, aliquota IVA oppure natura dell’operazione quando l’imposta non viene esposta, oltre agli ulteriori elementi richiesti dal caso concreto.
- dati fiscali dell’emittente e del cliente;
- data e numero della fattura;
- descrizione chiara di beni o servizi;
- imponibile, IVA oppure codice natura appropriato;
- regime fiscale;
- eventuale ritenuta, rivalsa o contributo previdenziale;
- eventuale bollo;
- dati di recapito elettronico e altri campi richiesti dal tipo di operazione.
Se stai emettendo il primo documento dopo l’apertura dell’attività, trovi un esempio operativo nella guida alla prima fattura con Partita IVA.
Codice destinatario, PEC e recapito della fattura
Il recapito della fattura elettronica dipende dai dati telematici associati al destinatario. Il cliente può utilizzare un codice destinatario oppure, nei casi previsti, una PEC. Per consumatori finali e situazioni particolari si applicano i codici convenzionali previsti dalle specifiche tecniche.
Un dato di recapito errato non va confuso con un errore sul contenuto fiscale: in alcuni casi la fattura può risultare regolarmente emessa ma non consegnata direttamente al destinatario, rimanendo disponibile nell’area riservata prevista dall’Agenzia delle Entrate.
Entro quando va inviata la fattura elettronica
Per la fattura immediata, l’articolo 21 del DPR 633/1972 prevede in via generale l’emissione entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione, determinata secondo le regole fiscali applicabili. Non è quindi corretto contare automaticamente 12 giorni dalla data in cui si apre il software o si prepara materialmente il file.
La data fiscalmente rilevante dell’operazione va individuata prima, perché può dipendere dal tipo di cessione o prestazione e dalle regole IVA applicabili.
Fattura immediata e fattura differita
La fattura differita è ammessa quando ricorrono i presupposti previsti dalla normativa e l’operazione è supportata dalla documentazione richiesta. In tali casi può essere emessa entro il giorno 15 del mese successivo per le operazioni interessate, senza trasformare però ogni fattura in una fattura differita per semplice scelta dell’emittente.
Per DDT, servizi documentati, TD24 e casi pratici consulta la guida sulla fattura differita.
Cosa succede dopo l’invio allo SdI
Dopo l’invio bisogna controllare l’esito restituito dallo SdI. La trasmissione non può essere considerata conclusa soltanto perché il software ha inviato il file: occorre verificare se la fattura è stata elaborata correttamente.
- consegna al destinatario;
- messa a disposizione quando il recapito diretto non è possibile;
- scarto per errori formali o incoerenze nel file;
- ricevute e notifiche che documentano l’esito della trasmissione.
Per consultare documenti, scarti, bollo e altri servizi puoi usare anche l’area Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate.
Cosa fare se lo SdI scarta la fattura
Una fattura scartata dallo SdI non deve essere trattata come una fattura correttamente emessa. Bisogna leggere il codice di errore, correggere il file e ritrasmetterlo rispettando le regole applicabili al caso concreto. Per conoscere i controlli e la procedura di correzione consulta la guida alla fattura elettronica scartata dal Sistema di Interscambio.
Gli scarti possono dipendere, per esempio, da identificativi fiscali incoerenti, campi obbligatori mancanti, errori nel tracciato XML o combinazioni di valori non ammesse. Conservare le ricevute aiuta a dimostrare cosa è successo e quando è stata effettuata la trasmissione.
Quando si applica il bollo elettronico
Il bollo non si applica a tutte le fatture in modo automatico. Va verificato se l’operazione presenta i presupposti previsti dalla normativa. Nelle fatture elettroniche il relativo campo deve essere valorizzato correttamente quando dovuto.
L’Agenzia delle Entrate elabora periodicamente le fatture transitate dallo SdI e mette a disposizione nel portale Fatture e Corrispettivi gli elenchi utili al controllo e al pagamento dell’imposta di bollo.
Fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione
Le fatture destinate alla Pubblica Amministrazione vengono trasmesse tramite SdI ma richiedono dati specifici del destinatario. È necessario individuare correttamente l’ufficio e compilare gli ulteriori riferimenti richiesti quando applicabili, come i dati collegati a ordini, CIG o CUP.
Una fattura verso la PA non va quindi compilata copiando automaticamente un modello B2B: prima dell’invio è utile verificare i dati comunicati dall’ente.
Come gestire clienti e fornitori esteri
Le operazioni con l’estero richiedono di distinguere tra clienti e fornitori UE o extra-UE, beni e servizi, territorialità IVA e tipo di documento. Il fatto che la controparte sia estera non determina da solo il trattamento fiscale corretto.
Per acquisti e vendite internazionali possono entrare in gioco codici e tipi documento specifici, compresi TD17, TD18 e TD19 per determinate operazioni ricevute dall’estero. Se applichi il regime agevolato consulta la guida sulle fatture estere nel regime forfettario.
Le fatture elettroniche vanno conservate?
Sì. La conservazione elettronica è un processo distinto dall’invio allo SdI e dal semplice salvataggio del file sul computer. Il documento deve essere conservato secondo le regole applicabili ai documenti informatici fiscali.
Prima di scegliere un software conviene verificare se il servizio di conservazione è incluso e per quali documenti. Approfondisci nella guida sulla conservazione delle fatture elettroniche.
Serve un software a pagamento?
No. L’obbligo di fatturazione elettronica non impone di acquistare uno specifico software commerciale. Esistono servizi messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate e soluzioni private con funzioni aggiuntive.
Un gestionale può essere utile quando serve automatizzare anagrafiche, numerazione, incassi, scadenze, controllo delle ricevute, conservazione, collegamento con il commercialista e riconciliazione tra fatture emesse e ricevute. La scelta dipende dal volume dei documenti e dalla complessità dell’attività.
Fatturazione elettronica e fatture attive e passive
Lo SdI gestisce il flusso elettronico dei documenti, ma dal punto di vista amministrativo resta utile distinguere le fatture attive, cioè quelle emesse ai clienti, dalle fatture passive ricevute dai fornitori. La distinzione incide su crediti, debiti, registrazioni, IVA, incassi, pagamenti e controllo della redditività.
Per organizzare correttamente entrambe le aree, con esempi per forfettario, ordinario ed estero, consulta fatturazione attiva e passiva: differenze e gestione.
Esempio pratico: professionista forfettario che emette una fattura
Immagina un professionista in regime forfettario che conclude una consulenza da 1.000 euro con un cliente italiano. Prima di inviare la fattura deve verificare i dati del cliente, indicare la descrizione della prestazione, applicare il corretto trattamento previsto dal regime forfettario e controllare se ricorrono i presupposti per il bollo.
Il software genera il file XML, che viene trasmesso allo SdI. Dopo l’invio il professionista non dovrebbe limitarsi a considerare “fatta” la fattura: deve controllare l’esito. Se lo SdI la accetta, il documento segue il normale flusso di recapito o messa a disposizione. Se invece arriva uno scarto, il file va corretto e ritrasmesso.
Quando il cliente paga, l’incasso rappresenta un momento distinto dall’emissione del documento. Questa distinzione è particolarmente importante per chi determina il reddito secondo il principio di cassa. Allo stesso modo, una fattura ricevuta da un fornitore è un documento passivo e non coincide necessariamente con il momento del pagamento.
Controlli periodici da fare sulle fatture elettroniche
Una gestione ordinata riduce il rischio di errori accumulati nel tempo. Almeno periodicamente è utile confrontare le fatture emesse con gli esiti SdI e con gli incassi, controllare le fatture ricevute, verificare note di credito e documenti scartati, separare le operazioni estere e controllare il bollo elettronico.
- fatture attive emesse e relativo stato SdI;
- fatture passive ricevute;
- incassi e pagamenti ancora aperti;
- documenti scartati o da correggere;
- note di credito;
- operazioni UE ed extra-UE;
- fatture soggette a bollo;
- corretta conservazione dei file.
Errori frequenti da evitare
- considerare il PDF come unico documento fiscalmente rilevante;
- non controllare le ricevute dello SdI;
- inviare oltre i termini senza verificare la data di effettuazione dell’operazione;
- usare dati cliente non corretti;
- scegliere IVA o codice natura senza verificare il trattamento dell’operazione;
- dimenticare il bollo quando dovuto;
- confondere fattura immediata e differita;
- gestire le operazioni estere come se fossero tutte uguali;
- salvare il file senza attivare un corretto processo di conservazione.
Checklist prima dell’invio
- controlla numero e data;
- verifica Partita IVA o codice fiscale del cliente;
- controlla regime fiscale e natura dell’operazione;
- verifica imponibile, IVA, ritenuta, rivalsa e contributi quando presenti;
- controlla se è dovuto il bollo;
- verifica codice destinatario, PEC o dati della PA;
- rispetta il termine di emissione;
- dopo l’invio controlla sempre la ricevuta SdI;
- in caso di scarto correggi e ritrasmetti;
- assicurati che il documento venga conservato correttamente.
Fonti ufficiali
Per i termini e i dati obbligatori della fattura il riferimento normativo principale è l’articolo 21 del DPR 633/1972. Per la compilazione dei file XML e dei tipi documento è utile la guida dell’Agenzia delle Entrate alla compilazione delle fatture elettroniche. Per il bollo elettronico l’Agenzia mette a disposizione gli elenchi delle fatture e le informazioni per il versamento nel portale Fatture e Corrispettivi.
Domande frequenti sulla fatturazione elettronica
Ho sempre 12 giorni dalla data in cui creo il file?
No. Per la fattura immediata il termine generale di 12 giorni decorre dall’effettuazione dell’operazione determinata secondo le regole fiscali applicabili, non dalla semplice creazione materiale del file.
Una fattura scartata dallo SdI è valida?
Lo scarto indica che il documento non è stato correttamente elaborato dallo SdI. L’errore va corretto e la fattura deve essere nuovamente trasmessa secondo le regole applicabili.
Il forfettario può evitare la fattura elettronica?
Non esiste più un esonero generale dalla fatturazione elettronica per il solo fatto di applicare il regime forfettario. Restano da verificare le eventuali eccezioni legate al tipo di operazione.
Devo conservare anche il file XML?
Sì, la conservazione elettronica riguarda il documento fiscale elettronico e non va confusa con il semplice salvataggio di una copia PDF.
Posso usare un software gratuito?
Sì. Non è obbligatorio acquistare un gestionale privato: la scelta del software dipende dalle funzioni operative di cui hai bisogno.