Il file XML è il documento strutturato della fattura elettronica che viene trasmesso attraverso il Sistema di Interscambio. Puoi aprirlo con un browser o un editor di testo, ma per leggerlo in modo comprensibile conviene usare un visualizzatore che trasformi i tag XML in una rappresentazione simile a una normale fattura.
Il PDF che spesso ricevi insieme alla fattura è generalmente una copia di cortesia: per le fatture elettroniche il documento fiscalmente rilevante è il file XML trasmesso e gestito secondo le regole dello SdI. Per il quadro generale consulta fatturazione elettronica e Partita IVA.
File XML fattura elettronica: risposta rapida
| Domanda | Risposta |
|---|---|
| Cos’è l’XML? | Il formato strutturato usato dalla fattura elettronica |
| Posso aprirlo con il browser? | Sì, ma vedrai soprattutto tag e dati tecnici |
| Posso convertirlo in PDF? | Sì, per leggerlo meglio; il PDF non sostituisce l’XML fiscale |
| Cosa significa .xml.p7m? | È un XML racchiuso in una firma digitale CAdES |
| Dove trovo le fatture XML? | Nel software usato o nei servizi dell’Agenzia delle Entrate quando disponibili |
Cos’è un file XML e perché viene usato per la fattura elettronica
XML significa eXtensible Markup Language. È un formato testuale strutturato nel quale ogni informazione viene inserita dentro elementi identificati da tag. Nella fattura elettronica questa struttura permette allo SdI e ai software di riconoscere in modo automatico dati come emittente, cliente, numero documento, imponibile, IVA e modalità di pagamento.
Le specifiche ufficiali FatturaPA descrivono lo schema XML e distinguono in particolare FatturaElettronicaHeader e FatturaElettronicaBody. Il primo contiene i dati di trasmissione e dei soggetti coinvolti; il secondo contiene i dati economici della fattura. Il riferimento tecnico è pubblicato su FatturaPA.
Come aprire un file XML sul computer
Per una semplice lettura puoi fare clic con il tasto destro sul file e scegliere un browser moderno oppure un editor di testo. Il contenuto sarà leggibile, ma apparirà come una sequenza di tag tecnici.
- browser: utile per vedere rapidamente il contenuto;
- editor di testo: utile per cercare un campo specifico;
- visualizzatore XML: più comodo per trasformare la struttura in una fattura leggibile;
- software di fatturazione: utile anche per controlli e gestione contabile.
Come leggere una fattura XML senza conoscere i tag
La soluzione più pratica è usare un visualizzatore che applichi al file un foglio di stile e mostri i dati in forma tabellare. In questo modo puoi leggere intestazione, righe della fattura, riepilogo IVA e pagamenti senza interpretare manualmente il codice.
Un visualizzatore rende il documento più facile da leggere, ma non modifica l’XML originale. Questa distinzione è importante: la rappresentazione grafica è uno strumento di consultazione, mentre il file strutturato resta il documento da conservare secondo le regole applicabili.
Quali dati trovo dentro il file XML
Nel file trovi normalmente i dati di trasmissione, i dati fiscali di cedente/prestatore e cessionario/committente, il tipo documento, la data e il numero della fattura, le righe relative ai beni o servizi, aliquote e natura IVA, riepiloghi, eventuale bollo e dati di pagamento.
Se devi verificare una fattura, conviene controllare almeno Partita IVA o codice fiscale dei soggetti, numero e data, imponibile, IVA o natura dell’operazione, totale documento e riferimento al pagamento.
XML e PDF: qual è il documento valido?
Nella fatturazione elettronica tra privati, il PDF è normalmente una rappresentazione di cortesia utile alla lettura. Non è il PDF a essere trasmesso allo SdI come fattura elettronica: il flusso fiscale utilizza il file XML conforme alle specifiche tecniche.
Per questo, quando archivi le fatture, non è sufficiente pensare di conservare soltanto il PDF che visualizzi sullo schermo. La conservazione della fattura elettronica deve riguardare il documento informatico previsto dalla disciplina. Approfondisci in conservazione delle fatture elettroniche.
Come convertire un XML in PDF
Puoi utilizzare un visualizzatore o un software che genera una rappresentazione PDF partendo dai dati XML. La conversione è utile per stampare il documento, inviarlo internamente o leggerlo più comodamente.
La conversione non deve alterare il file originale. La buona prassi è quindi conservare l’XML e, se serve, generare una copia PDF separata. Evita di sostituire definitivamente l’originale con il solo PDF.
Cos’è un file .xml.p7m
L’estensione .xml.p7m indica normalmente un file XML firmato digitalmente in formato CAdES. Il contenuto fiscale è ancora l’XML, ma è racchiuso in una busta crittografica che contiene anche la firma digitale.
Per aprirlo occorre un software capace di verificare o estrarre il contenuto da un file P7M. Una volta aperta la busta puoi visualizzare l’XML contenuto. È utile verificare anche l’esito della firma, soprattutto quando il documento proviene da terzi o da flussi che richiedono firma digitale.
Come riconoscere il tipo documento nell’XML
Nel blocco dei dati generali trovi il codice del tipo documento, per esempio TD01 per la fattura ordinaria o altri codici usati per note di credito, integrazioni e autofatture. Il codice permette ai sistemi di interpretare correttamente la natura del documento.
Non conviene però modificare manualmente il codice dentro il file senza conoscere le regole: il tipo documento interagisce con natura IVA, soggetti coinvolti e modalità di registrazione.
Come trovare imponibile, IVA e totale nel file
I dati economici sono distribuiti tra righe dei beni/servizi e riepiloghi IVA. In un visualizzatore vengono normalmente ricomposti in una forma simile a una fattura tradizionale. Se apri direttamente il file, puoi cercare i tag relativi agli importi oppure usare la funzione di ricerca dell’editor.
Il totale documento non va confuso con il totale imponibile: possono esserci IVA, bollo, sconti, maggiorazioni, ritenute o altri elementi che modificano l’importo finale da pagare.
Come verificare se un XML è conforme
Un file che si apre non è necessariamente un file fiscalmente corretto. La conformità richiede che la struttura rispetti lo schema XSD e i controlli previsti dalle specifiche tecniche. Lo SdI esegue controlli formali e può scartare la fattura se individua errori bloccanti.
Per questo un normale editor è utile per leggere il contenuto, ma non sostituisce la validazione effettuata dal software di fatturazione o dai servizi ufficiali.
Fattura XML scartata: cosa significa
Se lo SdI scarta il file, la fattura non completa correttamente il processo di emissione. Bisogna leggere il codice o la descrizione dell’errore, correggere il dato che ha provocato lo scarto e ritrasmettere il documento nei termini applicabili.
Gli errori possono riguardare identificativi fiscali, formato, numerazione, codici destinatario, dati IVA o coerenza tra campi. Non conviene correggere “a tentativi”: prima individua il controllo che ha generato lo scarto.
Dove recuperare un XML già inviato o ricevuto
Il primo posto da controllare è il software con cui gestisci la fatturazione. Le fatture possono inoltre essere consultate o scaricate attraverso i servizi dell’Agenzia delle Entrate quando il contribuente ha accesso alle relative funzionalità di consultazione.
È importante distinguere la semplice disponibilità del file dalla sua conservazione a norma: scaricare una copia e tenerla in una cartella non equivale automaticamente ad aver completato il processo di conservazione digitale previsto.
Posso modificare manualmente un file XML?
Tecnicamente il file è testuale e può essere aperto con un editor, ma modificare manualmente una fattura XML è rischioso. Basta alterare un tag, una codifica o una relazione tra campi per rendere il documento non conforme o incoerente.
Se devi correggere una fattura non ancora inviata, è preferibile intervenire nel software che la genera. Se la fattura è già stata trasmessa allo SdI, la correzione deve seguire le regole fiscali appropriate: non basta cambiare il file archiviato localmente.
Privacy: attenzione ai visualizzatori XML online
Una fattura può contenere dati fiscali, indirizzi, descrizioni di prestazioni e altre informazioni riservate. Prima di caricare un XML su un servizio online verifica chi gestisce il servizio, come tratta i dati e se il caricamento è realmente necessario.
Per documenti sensibili può essere preferibile utilizzare il software già adottato per la fatturazione o uno strumento locale affidabile.
Checklist per controllare un file XML
- verifica che il file abbia estensione XML o XML.P7M;
- controlla emittente e destinatario;
- verifica data, numero e tipo documento;
- controlla righe, imponibile, IVA o natura;
- verifica totale documento e pagamento;
- se è P7M, controlla la firma;
- non modificare manualmente l’originale già trasmesso;
- conserva il file secondo le regole applicabili.
Domande frequenti
Come apro un file XML di una fattura elettronica?
Puoi aprirlo con browser o editor di testo; per leggerlo comodamente è meglio un visualizzatore XML per fatture.
Posso trasformare l’XML in PDF?
Sì, ma il PDF è una rappresentazione per la lettura e non sostituisce il file XML fiscale originale.
Cosa significa XML.P7M?
È un file XML inserito in una busta di firma digitale CAdES, da aprire con un software capace di verificare o estrarre il documento.
Il PDF ricevuto dal fornitore è la fattura elettronica?
Di norma è una copia di cortesia. La fattura elettronica trasmessa allo SdI è il file XML conforme alle specifiche.
Posso leggere un XML senza software a pagamento?
Sì. Browser ed editor permettono la lettura tecnica; esistono anche strumenti gratuiti di visualizzazione, da scegliere con attenzione alla privacy.
Se modifico l’XML dopo l’invio correggo la fattura?
No. Una fattura già trasmessa va corretta con gli strumenti fiscali appropriati, non modificando la copia locale dell’XML.