La fattura proforma è un documento non fiscale usato per anticipare al cliente importi, dati e condizioni che compariranno nella fattura definitiva. È utile per chiedere un pagamento, far verificare i dati di fatturazione, riepilogare compenso, spese e coordinate bancarie oppure gestire il flusso “proforma → pagamento → fattura” quando compatibile con le regole fiscali dell’operazione.
La proforma può assomigliare molto a una fattura, ma deve essere chiaramente distinguibile dal documento fiscale. La regola pratica è: numerazione separata, dicitura evidente “proforma” o “documento non valido ai fini fiscali” e nessuna trasmissione allo SdI come fattura elettronica.
Cos’è una fattura proforma?
La proforma è un documento preparatorio o commerciale che anticipa il contenuto economico della futura fattura. Non è la fattura disciplinata dall’articolo 21 del DPR 633/1972 e non entra nella numerazione fiscale progressiva delle fatture emesse.
Può quindi riportare quasi tutti i dati che compariranno nella fattura vera e propria — cliente, descrizione, imponibile, eventuali contributi, spese, totale e modalità di pagamento — ma deve evitare di essere confusa con un documento fiscale già emesso.
A cosa serve la fattura proforma?
- comunicare al cliente l’importo da pagare;
- fornire IBAN e condizioni di pagamento;
- far controllare ragione sociale, Partita IVA, codice fiscale e indirizzo;
- anticipare compenso, rivalsa previdenziale, Cassa, spese e altre voci;
- ridurre il rischio di dover correggere una fattura fiscale per errori anagrafici;
- gestire una richiesta di pagamento prima della fattura definitiva quando la disciplina dell’operazione lo consente;
- predisporre documentazione commerciale richiesta dal cliente o, in alcuni casi, da procedure estere.
Fattura proforma e fattura fiscale: differenze
| Elemento | Proforma | Fattura fiscale |
|---|---|---|
| Valore fiscale | No | Sì |
| Numerazione | Serie separata consigliata | Progressiva e univoca |
| Invio SdI | No | Sì, quando previsto |
| Registrazione fiscale | No come fattura | Sì secondo il regime applicabile |
| Funzione | Anticipare importi e richiesta di pagamento | Documentare fiscalmente l’operazione |
| Correzione | Può essere sostituita prima della fattura | Segue le regole fiscali di rettifica |
La fattura proforma ha valore fiscale?
No. La proforma non sostituisce la fattura fiscale e non va registrata come se fosse una fattura emessa. Proprio per questo è importante che la sua natura non fiscale sia evidente.
Una dicitura semplice può essere: “Documento proforma – non valido ai fini fiscali”. Può essere utile aggiungere anche che la fattura definitiva sarà emessa nel momento previsto dalla normativa applicabile all’operazione.
Come numerare una fattura proforma
La proforma non deve utilizzare la stessa sequenza delle fatture fiscali. È preferibile adottare una serie autonoma, per esempio:
- PF-001, PF-002, PF-003;
- PRO-001, PRO-002;
- PF-2026-001, PF-2026-002.
L’anno può comparire nella numerazione interna del documento senza problemi: ciò non significa inserire l’anno nello slug della pagina web. L’obiettivo è evitare qualsiasi sovrapposizione con la numerazione fiscale delle fatture emesse.
Cosa deve contenere una proforma
Non esiste lo stesso elenco legale di dati obbligatori previsto per la fattura fiscale, ma una proforma ben costruita dovrebbe contenere:
- nome, cognome o denominazione del prestatore;
- Partita IVA e dati identificativi;
- dati del cliente;
- data del documento;
- numero proforma della serie separata;
- descrizione chiara della prestazione o dei beni;
- importi e quantità, se rilevanti;
- eventuale rivalsa, Cassa professionale o spese;
- totale richiesto;
- IBAN e termini di pagamento;
- dicitura evidente che il documento non è una fattura fiscale.
Quale dicitura usare sulla fattura proforma?
La dicitura deve soprattutto evitare che il documento venga scambiato per una fattura vera. Una formulazione prudente è:
“Documento proforma – non valido ai fini fiscali. La fattura definitiva sarà emessa secondo le regole applicabili al momento di effettuazione dell’operazione.”
È preferibile non usare formule che promettono automaticamente l’emissione “solo al pagamento” in ogni situazione, perché il momento fiscale cambia a seconda della natura dell’operazione.
La proforma va inviata allo SdI?
No. La proforma non è la fattura elettronica fiscale. Può essere inviata al cliente come PDF, allegato email o documento generato da un gestionale, ma non va trasmessa allo SdI come se fosse una fattura ordinaria.
Quando nasce l’obbligo di emettere la fattura definitiva, il documento fiscale deve seguire le regole della fatturazione elettronica.
Quando va emessa la fattura dopo la proforma?
La proforma non permette di rinviare liberamente gli obblighi fiscali. Il momento di emissione dipende da quando l’operazione si considera effettuata ai sensi dell’articolo 6 del DPR 633/1972.
Per molte prestazioni di servizi il pagamento del corrispettivo assume un ruolo centrale. Ma se una fattura fiscale viene emessa prima o viene pagato in tutto o in parte il corrispettivo, l’operazione può considerarsi effettuata limitatamente all’importo fatturato o pagato. Per le cessioni di beni e per le operazioni internazionali possono valere regole differenti.
Una volta verificato il momento di effettuazione, la fattura immediata è normalmente emessa entro dodici giorni. Per una guida operativa vedi prima fattura con Partita IVA.
Pagamento della proforma: cosa succede?
Quando il cliente paga la proforma, non basta lasciare il documento così com’è. Il pagamento può far scattare il momento fiscalmente rilevante dell’operazione, soprattutto nelle prestazioni di servizi.
Il professionista deve quindi emettere la fattura definitiva nei tempi previsti, usando la numerazione fiscale vera e trasmettendola allo SdI quando obbligatorio.
Proforma per acconto e saldo
La proforma può essere usata per chiedere un acconto, ma il successivo pagamento dell’acconto può rendere necessaria l’emissione della fattura per l’importo incassato.
Se lavori con acconti e saldo finale, è utile distinguere chiaramente:
- proforma di acconto;
- fattura fiscale dell’acconto incassato;
- eventuale proforma del saldo;
- fattura finale o di saldo secondo il flusso previsto.
Approfondisci nella guida su fattura di acconto e saldo.
Un forfettario può usare la fattura proforma?
Sì. Il contribuente forfettario può inviare una proforma per anticipare l’importo dovuto. Il documento resta non fiscale e non sostituisce la successiva fattura elettronica.
Nella fattura definitiva dovranno essere applicate le regole effettive del forfettario: regime fiscale RF19 nel file XML, corretta Natura dell’operazione, eventuale bollo e diciture coerenti con la Legge 190/2014. Per la formula da usare vedi fattura senza IVA e diciture.
Bollo da 2 euro: va applicato alla proforma?
La proforma non va trattata automaticamente come una fattura elettronica soggetta al bollo. L’Agenzia delle Entrate calcola il bollo sulle fatture elettroniche trasmesse allo SdI ed elaborate senza scarto quando ricorrono i relativi presupposti.
Per la fattura definitiva, nelle operazioni interessate, la soglia rilevante è superiore a 77,47 euro e il bollo è di 2 euro. Consulta bollo da 2 euro sulle fatture.
Proforma, preventivo e fattura: non sono la stessa cosa
Il preventivo viene normalmente utilizzato prima dell’accettazione dell’incarico e definisce attività, prezzo, condizioni e tempi. La proforma è più vicina al contenuto della futura fattura e spesso viene usata quando l’accordo economico è già definito. La fattura è invece il documento fiscale.
Una proforma non sostituisce automaticamente un preventivo accettato o un contratto: se servono clausole su revisioni, tempi, diritti, recesso o responsabilità, vanno gestite negli strumenti contrattuali appropriati.
Proforma e avviso di parcella
Nel linguaggio professionale l’avviso di parcella viene spesso usato con una funzione simile alla proforma: anticipa al cliente il compenso richiesto prima dell’emissione del documento fiscale definitivo.
Anche in questo caso è importante usare una dicitura non ambigua e una numerazione separata dalle fatture fiscali.
Proforma per clienti esteri
La proforma è frequente anche nei rapporti con clienti esteri, ma non va confusa con la fattura commerciale definitiva né con eventuali documenti richiesti per dogana o pagamenti internazionali.
Per le prestazioni B2B verso soggetti esteri le regole sul momento di effettuazione e sui termini di fatturazione possono essere diverse da quelle interne. Prima di usare il semplice schema “pago → emetto fattura” va quindi verificata la disciplina territoriale dell’operazione.
Cosa succede se il cliente non paga la proforma?
Il mancato pagamento della proforma non crea da solo una “fattura insoluta”, perché il documento non è una fattura fiscale. Restano però validi gli eventuali obblighi contrattuali tra le parti.
Se l’operazione è già fiscalmente effettuata secondo la normativa, l’assenza del pagamento non consente automaticamente di rinviare la fattura: bisogna verificare il momento fiscale dell’operazione.
Esempio pratico di fattura proforma
Un consulente invia al cliente il documento “PF-015/2026 – Documento proforma non valido ai fini fiscali”. Inserisce i dati delle parti, la descrizione della consulenza, il compenso, l’eventuale rivalsa previdenziale, le spese, il totale e l’IBAN.
Dopo il pagamento, quando l’operazione diventa fiscalmente rilevante, emette una nuova fattura elettronica con la propria numerazione fiscale progressiva e la trasmette allo SdI. Non deve semplicemente rinominare il PDF della proforma.
Errori da evitare
- usare la stessa numerazione delle fatture fiscali;
- scrivere “fattura” senza specificare chiaramente che è una proforma;
- trasmetterla allo SdI come se fosse una fattura;
- rimandare la fattura definitiva senza verificare il momento di effettuazione dell’operazione;
- dimenticare di emettere la fattura dopo il pagamento quando necessario;
- applicare automaticamente bollo o IVA come se la proforma fosse il documento fiscale definitivo;
- confondere proforma, preventivo e contratto;
- usare regole interne italiane per operazioni estere senza verificare la territorialità.
Checklist prima di inviare una proforma
- indica chiaramente “proforma” e “non valida ai fini fiscali”;
- usa una numerazione separata;
- controlla i dati del cliente;
- descrivi con precisione prestazione o beni;
- indica totale, IBAN e scadenza di pagamento;
- verifica eventuali rivalse o Casse professionali;
- non inviarla allo SdI;
- controlla quando l’operazione diventa fiscalmente effettuata;
- emetti la fattura definitiva nei termini corretti;
- conserva il collegamento tra proforma, pagamento e fattura definitiva.
Domande frequenti
La fattura proforma va numerata?
È consigliabile numerarla per organizzare i documenti, ma con una serie separata dalla numerazione fiscale delle fatture.
La proforma va registrata in contabilità come fattura?
No. È un documento non fiscale e non sostituisce la fattura da registrare o trasmettere secondo il regime applicabile.
Posso inviare la proforma in PDF?
Sì. Può essere inviata come PDF, email o documento generato da un software, purché sia chiaramente identificata come proforma.
Dopo il pagamento devo emettere la fattura?
Nelle prestazioni di servizi il pagamento è spesso il momento fiscalmente rilevante. In ogni caso va verificata la disciplina specifica dell’operazione e, quando l’operazione è effettuata, va emessa la fattura nei termini previsti.
Fonti ufficiali
Le regole sul momento di effettuazione delle operazioni sono nell’articolo 6 del DPR 633/1972. Gli elementi e i termini della fattura sono disciplinati dall’articolo 21 del DPR 633/1972. Per il bollo sulle fatture elettroniche consulta la guida dell’Agenzia delle Entrate.