VIES 2026: iscrizione, esclusione e reinserimento

Nel 2026 l’iscrizione al VIES può essere richiesta telematicamente ed è normalmente immediata. La parte più delicata non è però soltanto l’ingresso nell’archivio: bisogna sapere anche come verificare la posizione, cosa succede dopo quattro trimestri consecutivi senza elenchi Intrastat, come rispondere a un’eventuale comunicazione dell’Agenzia delle Entrate e come chiedere nuovamente l’inclusione dopo un’esclusione.

Questa guida è dedicata soprattutto alla gestione operativa della posizione VIES. Per la spiegazione generale di cosa sia una “Partita IVA comunitaria”, del prefisso IT e delle differenze tra VIES, Intrastat e OSS, consulta la guida su Partita IVA comunitaria e VIES.

VIES 2026: tabella rapida

Che cos’è il VIES?

VIES significa VAT Information Exchange System. È il sistema europeo che consente di verificare se un numero IVA risulta valido per determinate operazioni intracomunitarie. Il controllo può essere effettuato dal servizio VIES della Commissione europea.

Il controllo non sostituisce la verifica della territorialità IVA della singola operazione. Una controparte può essere valida nel VIES ma l’operazione deve comunque essere analizzata per capire se riguarda beni o servizi, se è B2B o B2C e quale trattamento IVA si applica.

Quando serve essere inclusi nel VIES?

L’inclusione assume rilievo quando un soggetto passivo effettua operazioni intracomunitarie per le quali la normativa richiede l’identificazione come operatore IVA UE. Un caso frequente è quello delle prestazioni di servizi B2B rese o ricevute nei confronti di soggetti passivi stabiliti in altri Stati membri.

Non bisogna però trasformare il VIES in una regola automatica per qualunque rapporto con l’estero: operazioni con privati, operazioni extra-UE, vendite a distanza e acquisti di beni seguono discipline differenti.

Come iscriversi al VIES dopo l’apertura della Partita IVA?

Se la Partita IVA è già attiva, la volontà di essere inclusi nell’archivio VIES può essere comunicata tramite i servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate. La procedura ufficiale prevede l’indicazione della Partita IVA, la visualizzazione dei dati presenti in Anagrafe tributaria e la conferma dell’opzione.

La comunicazione viene protocollata e deve essere conservata. La guida operativa dell’Agenzia delle Entrate chiarisce che, in assenza di segnalazioni che impediscano l’operazione, la Partita IVA viene immediatamente inclusa nel VIES.

L’iscrizione VIES è davvero immediata?

Sì, la procedura telematica dell’Agenzia prevede l’inclusione immediata quando non emergono impedimenti. Non esiste quindi il vecchio periodo di attesa di 30 giorni che caratterizzava la disciplina precedente.

Dopo l’opzione è comunque prudente controllare che il numero risulti effettivamente valido nel sistema europeo prima di effettuare un’operazione per la quale l’iscrizione è determinante.

Come verificare se la propria Partita IVA è nel VIES?

La verifica va effettuata tramite il sistema VIES europeo. Il controllo restituisce un esito sulla validità del numero IVA per le operazioni intracomunitarie alla data della consultazione.

Una Partita IVA può risultare attiva in Italia ma non valida nel VIES. Per questo il controllo nazionale della Partita IVA e il controllo VIES sono due verifiche diverse.

Conviene conservare la prova della verifica?

Sì. Quando il trattamento IVA dell’operazione dipende dallo status della controparte, è utile conservare una prova della verifica VIES effettuata alla data dell’operazione.

La prova può essere particolarmente utile in caso di controlli o contestazioni, insieme a contratto, fattura, documentazione commerciale e altri elementi che dimostrano la natura dell’operazione.

Si può uscire volontariamente dal VIES?

Sì. Il servizio telematico dell’Agenzia permette anche di comunicare la volontà di esclusione dall’archivio VIES. La comunicazione viene protocollata e, in assenza di impedimenti, l’esclusione è immediata.

L’uscita volontaria va distinta dall’esclusione disposta dall’Agenzia per mancata operatività intracomunitaria presunta.

Cosa succede dopo quattro trimestri consecutivi senza Intrastat?

L’articolo 35 del DPR 633/1972 prevede una specifica presunzione: se un soggetto incluso nel VIES non presenta alcun elenco riepilogativo per quattro trimestri consecutivi, successivi alla sua inclusione, si presume che non intenda più effettuare operazioni intracomunitarie.

Questa regola non significa che ogni soggetto che non presenta Intrastat per un anno venga automaticamente cancellato senza possibilità di replica. La norma impone infatti all’Agenzia delle Entrate di inviare una comunicazione prima dell’esclusione.

L’Agenzia cancella automaticamente dal VIES?

No. La disciplina prevede una comunicazione preventiva. Il contribuente deve quindi avere la possibilità di dimostrare che la presunzione non corrisponde alla situazione reale.

La prassi dell’Agenzia ha chiarito che il soggetto può documentare operazioni intracomunitarie effettuate oppure fornire elementi che dimostrino l’intenzione di effettuare operazioni UE.

Cosa fare quando arriva una comunicazione di esclusione?

La prima cosa da fare è non ignorarla. Bisogna ricostruire i quattro trimestri indicati e verificare se sono state effettuate operazioni intracomunitarie oppure se esistono operazioni in corso o programmate che giustificano il mantenimento della posizione.

Tra i documenti utili possono rientrare:

• fatture emesse o ricevute verso soggetti UE;
• contratti con clienti o fornitori comunitari;
• ordini e conferme commerciali;
• elenchi Intrastat presentati ma eventualmente non correttamente acquisiti;
• documentazione che dimostri operazioni UE programmate;
• corrispondenza commerciale con controparti comunitarie.

Quattro trimestri senza Intrastat significano sempre inattività UE?

No. L’assenza di Intrastat è una presunzione utilizzata dalla norma per individuare soggetti che potrebbero non avere più interesse a operare in ambito comunitario.

Può però esistere una posizione che intende continuare a operare nell’UE anche se nei quattro trimestri considerati non ha presentato elenchi. Proprio per questo la comunicazione preventiva dell’Agenzia ha una funzione importante.

Come mantenere il VIES dopo la comunicazione?

Il contribuente può fornire all’ufficio competente documenti e chiarimenti idonei a dimostrare che continua a esistere l’intenzione di effettuare operazioni intracomunitarie.

È opportuno rispondere in modo documentato e non limitarsi a una dichiarazione generica. La solidità della documentazione dipende dalla situazione concreta e dalla natura dell’attività.

Se vengo escluso posso chiedere il reinserimento?

Sì. L’esclusione non impedisce in modo definitivo di tornare a operare in ambito UE. Se la Partita IVA deve nuovamente effettuare operazioni intracomunitarie, può essere richiesta una nuova inclusione secondo la procedura disponibile.

Prima di emettere o ricevere operazioni per le quali la validità VIES è rilevante, è prudente controllare che il reinserimento risulti effettivamente nel sistema europeo.

Reinserimento VIES: cosa controllare prima di ripartire?

• verifica che la Partita IVA sia attiva;
• invia l’opzione di nuova inclusione;
• conserva la ricevuta telematica;
• controlla l’esito nel sistema VIES;
• verifica lo status IVA della controparte UE;
• determina correttamente territorialità e trattamento dell’operazione;
• controlla eventuali obblighi Intrastat.

VIES e Intrastat sono la stessa cosa?

No. VIES riguarda l’identificazione e la verifica dei soggetti che effettuano determinate operazioni intracomunitarie. Intrastat riguarda invece gli elenchi riepilogativi previsti per specifiche operazioni e soggetti.

La relazione tra i due sistemi è importante proprio perché l’assenza di Intrastat per quattro trimestri consecutivi può generare la presunzione prevista per l’esclusione VIES. Per modelli, soglie e scadenze consulta Intrastat 2026.

VIES ed esterometro sono la stessa cosa?

No. VIES riguarda la validità IVA intracomunitaria; la comunicazione delle operazioni transfrontaliere tramite SdI riguarda invece i dati delle operazioni con soggetti esteri.

Per TD17, TD18 e TD19 consulta la guida sull’esterometro 2026.

Il forfettario deve essere iscritto al VIES?

Il regime forfettario non esclude automaticamente gli adempimenti relativi alle operazioni intracomunitarie. Se il contribuente effettua operazioni per le quali è richiesta l’identificazione VIES, deve verificare la propria inclusione.

Per il trattamento completo delle fatture estere consulta la guida sulle fatture estere nel regime forfettario.

Errori frequenti nella gestione VIES

• pensare che una Partita IVA attiva sia automaticamente anche VIES;
• non verificare il numero IVA della controparte UE;
• non conservare la prova della verifica;
• ignorare una comunicazione di possibile esclusione;
• confondere VIES e Intrastat;
• considerare definitiva un’esclusione senza verificare la possibilità di reinserimento;
• riprendere operazioni UE senza controllare l’effettiva validità del numero nel sistema.

Checklist VIES 2026

• verifica se l’operazione richiede l’identificazione VIES;
• controlla la tua inclusione prima di operare;
• verifica il numero IVA della controparte;
• conserva prova dei controlli;
• monitora gli obblighi Intrastat;
• se ricevi una comunicazione dell’Agenzia, ricostruisci i quattro trimestri interessati;
• raccogli prove di operazioni UE effettuate o programmate;
• se sei escluso e devi tornare a operare, richiedi il reinserimento;
• verifica nuovamente l’esito nel sistema VIES prima della ripartenza.

Domande frequenti sul VIES

L’iscrizione al VIES è immediata?

Sì, la procedura telematica dell’Agenzia prevede normalmente l’inclusione immediata quando non emergono impedimenti.

Dopo quattro trimestri senza Intrastat vengo cancellato automaticamente?

No. La norma prevede una presunzione di mancata volontà di operare in ambito UE, ma l’Agenzia deve inviare una comunicazione prima dell’esclusione.

Posso chiedere il reinserimento dopo l’esclusione?

Sì. Se devi tornare a effettuare operazioni intracomunitarie puoi richiedere una nuova inclusione e poi verificare che la posizione risulti valida nel sistema.

Un forfettario può essere iscritto al VIES?

Sì. Il regime forfettario non impedisce l’inclusione quando il contribuente effettua operazioni per le quali il VIES è richiesto.