Spese di viaggio del professionista 2026: treno, aereo, taxi e trasferte

Nel 2026 le spese di viaggio sostenute da un professionista possono essere deducibili se sono realmente inerenti all’attività e correttamente documentate, ma non tutte seguono la stessa regola. Treno e aereo vanno distinti da taxi e NCC; auto propria e noleggio hanno una disciplina specifica; hotel e ristoranti seguono limiti diversi; inoltre, per determinate spese sostenute in Italia, dal 2025 è diventata decisiva anche la modalità di pagamento.

Spese di viaggio professionista: tabella rapida

Quando una trasferta è davvero professionale?

La prima verifica non riguarda il mezzo di trasporto ma il motivo dello spostamento. Il viaggio deve avere un collegamento concreto con l’attività: incontro con un cliente, sopralluogo, udienza, evento professionale, incarico fuori sede o altra esigenza effettivamente collegata alla produzione del reddito.

Un viaggio personale non diventa deducibile perché il biglietto è stato pagato con una carta utilizzata anche per la Partita IVA. Per la regola generale sulle spese del lavoro autonomo consulta anche spese deducibili del professionista.

Cosa prevede il TUIR nel 2026?

La disciplina aggiornata del lavoro autonomo è contenuta negli articoli 54 e seguenti del TUIR. Per le spese di trasferta e per la nuova condizione di tracciabilità assume particolare rilievo l’articolo 54-septies del TUIR su Normattiva.

Dal 2025-2026 la norma richiede, in determinate ipotesi, strumenti di pagamento tracciabili per le spese sostenute nel territorio dello Stato relative a vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea. La formulazione è stata coordinata dal decreto fiscale 2025.

Treno e aereo devono essere pagati per forza con carta?

La circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 15/E del 22 dicembre 2025 ha chiarito la portata della nuova tracciabilità distinguendo i servizi di trasporto pubblico di linea dagli autoservizi pubblici non di linea. Tra i primi rientrano, ad esempio, treni, autobus, aerei e navi; tra i secondi rientrano taxi e servizi NCC.

La circolare precisa che i trasporti pubblici di linea non rientrano nella nuova previsione riferita a taxi e NCC. Questo non elimina l’obbligo di dimostrare il costo: il biglietto o altro documento deve comunque consentire di provare la spesa e il suo collegamento con l’attività.

Taxi e NCC in Italia: nel 2026 serve il pagamento tracciabile

Per taxi e noleggio con conducente la regola è più severa. Le spese sostenute in Italia, quando rilevano nella determinazione del reddito professionale, sono ammesse secondo la disciplina vigente a condizione che il pagamento avvenga con mezzi tracciabili.

La modifica è contenuta nel decreto-legge 17 giugno 2025, n. 84 nel testo vigente. Per le spese sostenute direttamente dal professionista nell’esercizio dell’attività, la circolare 15/E colloca l’applicazione della nuova condizione dal 18 giugno 2025.

Quali mezzi di pagamento sono tracciabili?

La normativa richiama versamento bancario o postale e gli altri sistemi di pagamento ammessi. In pratica, la prova può derivare da carta di credito o debito, carta prepagata, bonifico, sistemi elettronici collegati a un conto e altri strumenti che consentono di identificare la transazione.

La circolare 15/E indica tra le possibili prove ricevuta della carta, bollettino, MAV, PagoPA ed estratto conto quando non sono disponibili altri elementi. Non basta quindi affermare che il pagamento è stato elettronico: conviene conservarne la prova.

Taxi prenotato tramite app: cambia qualcosa?

No, se il servizio rimane un taxi o un NCC. L’Agenzia ha chiarito che l’obbligo di tracciabilità può riguardare anche i servizi acquistati tramite piattaforme di mobilità quando il trasportatore opera come servizio pubblico non di linea.

Conserva quindi sia il documento relativo alla corsa sia la prova del pagamento elettronico effettuato tramite la piattaforma.

Trasferta all’estero: vale la stessa tracciabilità?

La disciplina coordinata dal decreto fiscale 2025 limita la specifica condizione di tracciabilità alle spese sostenute nel territorio dello Stato. La modifica è stata introdotta anche per evitare problemi pratici nei Paesi nei quali i pagamenti elettronici sono meno diffusi.

Una spesa sostenuta all’estero deve comunque essere inerente, reale e documentata. Il fatto che non operi la specifica condizione territoriale non rende deducibile una spesa personale o priva di giustificativo.

Pedaggi e parcheggi

Pedaggi e parcheggi possono essere costi collegati allo spostamento professionale, ma vanno coordinati con la disciplina del veicolo utilizzato e con la documentazione disponibile. Non devono essere assimilati automaticamente al taxi o al biglietto ferroviario.

La circolare 15/E tratta pedaggi e parcheggi come spese accessorie al viaggio in specifiche ipotesi e richiede una documentazione capace di identificare adeguatamente la spesa. Se il viaggio avviene con un’autovettura del professionista, occorre inoltre considerare i limiti fiscali propri dei veicoli.

Auto propria: posso dedurre tutto il viaggio?

No. L’utilizzo di un’autovettura propria per una trasferta non consente di trasformare automaticamente carburante, pedaggi, parcheggi e costo del veicolo in spese integralmente deducibili. Per i veicoli esistono percentuali e limiti specifici.

Per il trattamento di acquisto, carburante, manutenzione e IVA consulta auto e Partita IVA del professionista.

Auto a noleggio per la trasferta

Anche il noleggio senza conducente di un’autovettura è diverso da un servizio taxi o NCC: il professionista acquisisce la disponibilità del veicolo e il costo deve essere valutato secondo le regole fiscali applicabili agli autoveicoli.

Non è quindi corretto dedurre automaticamente il 100% del noleggio solo perché l’auto è stata presa per raggiungere un cliente fuori sede. Inerenza e disciplina dei veicoli devono essere verificate insieme.

Hotel e ristorante durante la trasferta

Vitto e alloggio hanno una disciplina specifica. Nel lavoro autonomo ordinario le normali spese alberghiere e di somministrazione di alimenti e bevande sono deducibili al 75%, entro il limite complessivo del 2% dei compensi percepiti, salvo le regole particolari applicabili ai diversi casi.

Per calcolo, documentazione e tracciabilità consulta spese di vitto e alloggio del professionista.

Viaggio per un corso o congresso

Se il viaggio è direttamente collegato alla partecipazione a un master, corso di formazione, convegno o congresso, deve essere coordinato con la disciplina specifica della formazione professionale. L’articolo 54-septies comprende infatti le relative spese di viaggio e soggiorno nel plafond previsto per la formazione.

Consulta spese di formazione professionista.

E se il cliente rimborsa il viaggio?

Quando il professionista sostiene una spesa per eseguire un incarico e la riaddebita analiticamente al committente, entra in gioco la disciplina dei rimborsi prevista dall’articolo 54 e dall’articolo 54-ter del TUIR. Non bisogna sommare meccanicamente una deduzione del costo alla neutralità del rimborso.

Per fattura, riaddebito analitico, anticipazioni in nome e per conto e spese non rimborsate consulta rimborsi spese del professionista.

Il cliente paga direttamente il biglietto o l’hotel

Se è il committente a sostenere direttamente una spesa relativa all’esecuzione dell’incarico, il trattamento non coincide con quello di un costo prima pagato dal professionista e poi rimborsato. L’articolo 54 del TUIR prevede una regola specifica per le spese relative all’esecuzione dell’incarico sostenute direttamente dal committente.

È importante conservare la documentazione che permette di capire chi ha sostenuto il costo e a quale incarico si riferisce.

Serve la fattura per un biglietto del treno o dell’aereo?

La prova del costo deve essere adeguata alla natura del servizio acquistato. Biglietto, ricevuta, fattura quando prevista e documentazione del pagamento servono a ricostruire lo spostamento e il suo collegamento con l’attività.

Per le spese soggette alla specifica condizione di tracciabilità occorre conservare anche la prova del mezzo utilizzato. Per i trasporti pubblici di linea la circolare 15/E distingue invece la documentazione del viaggio dalla nuova condizione prevista per taxi e NCC.

In quale anno si deduce la spesa di viaggio?

Per il professionista in regime ordinario, una volta verificata la deducibilità, la spesa segue in via generale il principio di cassa del lavoro autonomo. Il periodo fiscale dipende quindi dal momento in cui la spesa viene sostenuta secondo le regole applicabili.

Consulta principio di cassa del professionista.

Cosa cambia nel regime forfettario?

Nel regime forfettario i normali costi di viaggio non vengono sottratti analiticamente dal reddito imponibile. Treno, aereo, taxi, hotel e noleggio possono essere costi economici reali dell’attività, ma il reddito fiscale viene determinato applicando il coefficiente di redditività ai ricavi o compensi secondo le regole del regime.

Per la panoramica consulta spese deducibili nel regime forfettario.

Esempio: trasferta Milano-Roma

Un consulente in regime ordinario si reca da Milano a Roma per un incontro con un cliente. Acquista un biglietto ferroviario, usa un taxi dalla stazione all’ufficio del cliente e pernotta una notte in hotel. Le tre spese devono essere qualificate separatamente: il treno è trasporto pubblico di linea; il taxi in Italia ricade nella disciplina specifica della tracciabilità; l’hotel segue la regola di vitto e alloggio con i propri limiti.

Se il cliente rimborsa analiticamente le spese, bisogna inoltre applicare la disciplina dei rimborsi e non limitarsi a registrare tutto come normale costo della trasferta.

Errori frequenti

• trattare allo stesso modo treno, taxi, auto propria e noleggio;
• pagare in contanti un taxi italiano e ignorare la nuova condizione di tracciabilità;
• considerare hotel e ristorante integralmente deducibili come il biglietto di viaggio;
• dedurre integralmente l’auto solo perché viene usata per una trasferta;
• confondere una spesa sostenuta direttamente con una spesa riaddebitata al cliente;
• non conservare documenti e prova del pagamento quando richiesta;
• applicare automaticamente all’estero una condizione prevista per le spese sostenute in Italia;
• dedurre analiticamente i viaggi nel regime forfettario.

Checklist trasferta professionista 2026

• documenta il motivo professionale del viaggio;
• identifica separatamente treno/aereo, taxi/NCC, auto, hotel e ristorante;
• conserva biglietti, ricevute e fatture;
• per taxi e NCC in Italia usa un mezzo di pagamento tracciabile;
• coordina auto e noleggio con le regole fiscali dei veicoli;
• applica i limiti specifici a vitto e alloggio;
• se il cliente rimborsa la spesa, verifica l’articolo 54 e l’articolo 54-ter;
• se il viaggio riguarda formazione, applica la disciplina relativa;
• se sei in forfettario, non sottrarre analiticamente il costo dal reddito.

L’Agenzia delle Entrate ha riepilogato le modifiche sulla tracciabilità anche nel dossier ufficiale Decreto fiscale 2025 e spese di trasferta. Per il quadro generale dei costi consulta anche la sezione Costi della Partita IVA.